Si te has preguntado alguna vez: “¿Por dónde empiezo a organizar mi evento?”, estás en el lugar correcto. En este artículo, te guiaremos a través de los pasos esenciales para llevar a cabo un evento corporativo que deje una impresión duradera.

Paso 1: Define tus objetivos

Antes de sumergirte en los detalles de la planificación, es fundamental tener una comprensión clara de los objetivos que deseas lograr con tu evento. ¿Estás buscando aumentar las ventas, mejorar la lealtad de los clientes, lanzar un nuevo producto o simplemente fortalecer las relaciones comerciales? Al definir tus objetivos con precisión, podrás tomar decisiones informadas en todas las etapas del proceso de organización.

Paso 2: Establece un presupuesto

El presupuesto es un elemento clave en la organización de cualquier evento corporativo. Determina cuánto estás dispuesto a invertir y asigna fondos a diferentes aspectos, como la ubicación, la decoración, el catering y la logística. Mantén un registro detallado de los gastos a medida que avanzas en la planificación para asegurarte de no excederte.

Paso 3: Selecciona la fecha y la ubicación

La elección de la fecha y la ubicación es crucial. Asegúrate de que la fecha sea conveniente para tu público objetivo y de que la ubicación sea accesible. Considera factores como el clima, los días festivos y la disponibilidad de lugares. Si planeas un evento online, también verifica la disponibilidad de herramientas y tecnología.

Paso 4: Diseña un programa

El programa de tu evento debe ser atractivo y coherente con tus objetivos. Decide qué tipo de actividades, charlas o presentaciones son más adecuadas para tu audiencia y organízalas de manera lógica. No te olvides de incluir momentos de networking y descanso para que los asistentes puedan interactuar de manera más informal.

Paso 5: Gestiona la logística

La logística es un aspecto fundamental en la organización de eventos corporativos. Asegúrate de contar con un equipo competente para manejar la gestión del transporte, el montaje y desmontaje, el registro de asistentes, la seguridad y otros detalles técnicos. No dejes ningún cabo suelto.

Paso 6: Promoción y marketing

La promoción es esencial para atraer a los participantes adecuados. Utiliza estrategias de marketing digital, redes sociales, correo electrónico y otros canales para dar a conocer tu evento. Diseña un sitio web o una página de registro donde los interesados puedan obtener información y confirmar su asistencia.

Paso 7: Gestiona las inscripciones y el seguimiento

Lleva un registro de los asistentes y comunica regularmente con ellos antes del evento para proporcionar información relevante y recordatorios. Después del evento, solicita comentarios y realiza un seguimiento para evaluar el éxito en función de tus objetivos iniciales.

Paso 8: Evalúa y ajusta

Una vez que el evento haya concluido, es crucial realizar una evaluación exhaustiva. Analiza los resultados en relación con tus objetivos, evalúa el desempeño de los proveedores y servicios contratados, y recopila comentarios de los asistentes. Esta retroalimentación te ayudará a mejorar la planificación de eventos futuros.

Conclusión

La organización de eventos corporativos puede ser un proceso complejo, pero con una planificación sólida y un enfoque claro en tus objetivos, puedes asegurarte de que tu evento sea un éxito. Recuerda siempre la importancia de la atención al detalle y la flexibilidad para adaptarte a las circunstancias cambiantes. Así que, la próxima vez que te preguntes: “¿Por dónde empiezo a organizar mi evento?”, simplemente sigue estos pasos y estarás en el camino correcto hacia un evento inolvidable.

Recuerda que la clave del éxito radica en la planificación, la dedicación y la atención a los detalles. ¡Buena suerte en tu próximo evento corporativo!

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 La gamificación

Cada vez son más las empresas que han mostrado su interés en los team building, una práctica que mejora exponencialmente la actitud de un equipo de trabajo mediante actividades que fomentan la coordinación y la cohesión.

¿Aún no sabes en qué consiste la gamificación? Es una vertiente dentro de la tendencia del teambuilding. Concretamente, es una técnica de aprendizaje que traslada los juegos al ámbito profesional, con el fin de conseguir mejores resultados.

Después de una sesión larga y densa de escucha, una actividad distendida puede ser una gran opción. Sin duda, ya habrás oído hablar de los Room Scape. Son pequeñas gincanas a contrarreloj que pueden variar en dificultad y suelen estar tematizadas. Aquí tienes una pequeña guía de preparación, en caso de que te falte inspiración. En el caso de que no tengas tiempo para organizarlo, o no quieras destinar parte de tu presupuesto a ello, debes saber que puedes encontrar online centenares de ellos. Es una efectiva manera de relajar tensiones, hacer un pequeño break y acentuar la confianza entre los asistentes. Una buena idea sería otorgar un premio simbólico al grupo que lo consiga en menos tiempo. Una competitividad sana sacará lo mejor de tus asistentes.

Debes saber que desde Fosbury Cafe ofrecemos a nuestro clientes un servicio de gestión integral para tus eventos: personalización de espacios, decoración, transporte, animación, espacios en exclusiva… y todo lo que puedas necesitar.

Eventos ecosostenibles

Ser sostenible es más que una tendencia en la celebración de eventos, “es una responsabilidad”, sostiene Euroforum. Además de ayudar al planeta y reducir al máximo el impacto medioambiental durante la celebración del acontecimiento, mejorará tu imagen de empresa. Apuesta por sesiones interactivas en la que se priorice la conversación entre ponentes y oyentes, alejándote de monótonos discursos de comunicación unidireccional. La ubicación de Fosbury Cafe, en primera línea de playa y con la posibilidad de realizar cualquier actividad al aire libre, es ideal para que los asistentes puedan disfrutar de un entorno natural y diferente.

Tendencia a localizaciones no habituales

Elegir una ubicación fuera de la típica sala de conferencias de hotel es una práctica que se ha vuelto cada vez más frecuente. Se buscan lugares visualmente atractivos. Desde Fosbury Cafe te ofrecemos una localización envidiable con unas vistas inmejorables: la playa, la puesta de sol y el Mar Mediterráneo. Un entorno natural en el que desconectar del ambiente de trabajo.

Experiencias gastronómicas

Una degustación de tapas, una tarde de exquisitos cócteles o una comida de empresa vanguardista. Una velada con productos gastronómicos de primera calidad y un punto de originalidad, es un valor añadido para tu evento.

En Fosbury Cafe la calidad del producto es el eje principal de nuestra gastronomía, siendo cuidadosos en su tratamiento y respetando sus elaboraciones. Somos vanguardistas en nuestras técnicas a la vez que tradicionales, y nuestro objetivo es que el cliente viva una gran experiencia gastronómica, de sabor mediterráno.

Sorteos y entrega de premios

Cada vez son más las empresas que se alejan de lo impersonal para crear auténticos eventos temáticos como si de los Oscars se tratara. 

En ellos los asistentes se visten de gala y se entregan estatuillas doradas con categorías personalizadas en función del tipo de empresa en cuestión. Una original manera de convertir a tus invitados en estrellas de Hollywood. Fosbury Cafe cuenta con elegantes espacios al aire libre donde puedes crear tu alfombra roja y amenizar el momento con la mejor música.

Celebración de eventos para los empleados más extrovertidos.

Una tendencia en crecimiento es el Improshow, una risoterapia asegurada en la que los asistentes tendrán que escribir en un papel palabras aleatorias con las que profesionales del humor deberán improvisar. 

En muchos de estos espectáculos, los creadores de los shows invitan a aquellos asistentes que lo deseen a participar y se crean recuerdos inolvidables entre los compañeros.

En Fosbury Cafe contamos con más de 750 m2 de espacios polivalentes, idóneos para realizar esta actividad o cualquiera de las anteriores que te hemos nombrado. Eventos originales y únicos que no dejarán a nadie indiferente.

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Pero, ¿qué es la Inteligencia Artificial? La Inteligencia Artificial es capar de reproducir procesos de inteligencia humana a  partir de la creación y aplicación de algoritmos creados en un ambiente dinámico de computación. Es decir, la IA trata de que las máquinas piensen y actúen como los humanos y para ello se apoya en 3 elementos fundamentales: sistemas computacionales, datos y su posterior gestión, y algoritmos avanzados.

La Inteligencia Artificial está considerada ya como una de las tecnologías que cambiará los patrones industriales y de consumo a todos los niveles. Nos referimos a cómo el uso de los datos y su interpretación modificará la estrategia de las empresas. Y eso también afecta al campo de la comunicación y al de la organización de eventos

Hoy día, los diferentes usos de la Inteligencia Artificial en eventos consiste en centrarse en el entretenimiento y en diferentes diseños para determinadas audiencias muy concretas. En este sentido, tenemos softwares que implementan IA que son capaces de detectar qué le ha gustado a un usuario en un evento pasado para guiarlo hacia próximos eventos futuros, garantizando, de esta manera, la diversión y entretenimiento.

Conseguir que la gente asista a tu evento es un obstáculo importante para algunos, pero con la capacidad de capturar artificialmente datos demográficos, proporcionando información útil sobre tu público objetivo y ayudando con la optimización de los mensajes basados en las tendencias señaladas por la IA, la situación mejora.

Gracias a la Inteligencia Artificial, es más fácil que nunca atraer a las personas adecuadas a tu evento, haciendo coincidir asistentes potenciales de distintos sectores con intereses coincidentes, identificando tendencias que encajen con tu campaña, y la tecnología de IA permite a los equipos de marketing trabajar de forma más eficiente.

¿Cómo influirá la inteligencia artificial en los eventos corporativos?

Previo al evento

Si hemos anunciado el evento en las redes sociales, podemos obtener datos muy valiosos de nuestros asistentes. El algoritmo nos podría marcar reuniones con los participantes con más afinidad de negocio o disponer las mesas en el evento en función de los gustos, hobbies o intereses que tengan con solo cruzar datos de sus perfiles.

Otra posibilidad sería analizar webs de tendencias para realizar un evento con los temas claves del año o con la estética y música con la que nuestro público objetivo se siente más identificado.

Durante el evento

Y, ¿si dejamos de acreditar a los asistentes con una hoja y bolígrafo y empezamos a identificarlos con softwares de reconocimiento facial automatizado?

Esto mejoraría substancialmente la seguridad de los recintos y agilizaría los procesos de registro. ¿Queremos ahorrar en personal? Los “chatbots” podrían hablar en decenas de idiomas dando informaciones útiles o recomendaciones a una gran cantidad de personas de distintos países.

Después del evento

Cuando se ha acabado nuestro evento es el momento de compartir aprendizajes, tanto internos como con nuestro cliente. Analizando todos los datos recopilados podemos generar mapas de calor para entender como ha sido el flujo de los asistentes, cuanto tiempo han estado en el stand, si han interactuado como imaginábamos o si hemos atraído al tipo de “target” que nos interesaba.

Las respuestas a este tipo de cuestiones nos darán predicciones para el próximo evento y poner soluciones donde sea necesario. La inteligencia artificial nos puede ayudar a ver si realmente hemos recuperado un retorno en nuestra inversión (retorno de inversión).

En definitiva, la IA es experta en descubrir patrones, buscar datos, traducir idiomas, responder preguntas y hacer predicciones en el sector de los eventos, todo ello realizando estas tareas de forma más eficiente que cualquier ser humano. El nivel de información inmediata y precisa te proporciona datos muy valiosos que puedes utilizar para evaluar el éxito de tu evento y planificar el siguiente.

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Una buena gestión de eventos requiere una visión muy estratégica. Las empresas reclaman eventos que no sean meros momentos de comunicación, motivación o formación a un público estático, si no una acción completa. Requieren objetivos como captar datos, conocimiento del público o generar contenidos que se viralizan después en el evento.

Los eventos corporativos son un pilar dentro de la estrategia de branding de las empresas, pudiendo convertirse en un escenario perfecto para mostrar la marca delante de sus potenciales clientes. Pero, también, delante de una red de contactos, de posibles socios, de proveedores, entre otros. A su vez, organizar un evento corporativo es fundamental para alcanzar una mayor cercanía e identificación de los trabajadores con la marca.

El impacto positivo que genera en una empresa la realización de eventos es muy amplio, per ose podría resumir en estos aspectos.

Posicionarse, expandirse y mejorar la reputación de la marca.

Organizar un evento corporativo ayuda a una empresa a dar a conocer su marca y sus servicios. Además, es una instancia por excelencia para conectar con otras personas, en particular con clientes potenciales.

Gracias a su notoriedad, el evento puede tener un impacto positivo en la percepción que los diversos actores tengan sobre la marca. De esa manera, no sólo se logra expandir la marca y hacerla llegar a nuevas personas aumentando su visibilidad, sino también mejorar la reputación de la misma.

Comunicarse directamente con el público.

Otra de las grandes ventajas de la organización óptima de un evento corporativo tiene que ver con ser este un espacio perfecto para acercarse al público principal de la marca. El evento convoca a las personas que pueden efectivamente estar interesadas en la marca y convertirse en potenciales clientes. Sin embargo, lo hace en el marco de un espacio que promueve la comunicación y el acercamiento directo con ellos.

Ganar la confianza del público

Un evento corporativo es una gran oportunidad también de atraer nuevos contactos. Pero lo más importante es que este se convierte en una oportunidad para inspirar a las personas confianza, estableciendo una conexión fuerte y mostrándole a las personas de cerca cómo trabaja la empresa y cuáles son sus valores.

Fidelizar clientes

Cuando las personas ya han conocido la marca y han consumido sus productos o contratado sus servicios, una de las partes más importantes en la relación a continuación es fidelizar. A través de un evento, las organizaciones tienen la posibilidad de brindar un nuevo espacio de acercamiento a los clientes y, también, un nuevo entorno de escucha de sus necesidades, para favorecer esa fidelización.

Mejorar la experiencia de marca de tus clientes

A diferencia de otras estrategias de marketing, un evento permite al público experimentar la marca en el terreno de las emociones. Este tipo de interacción es mucho más efectiva y perdura más en el recuerdo que otras y hace que el vínculo entre la marca y sus clientes sea más fuerte y sólido.

Estrechar relaciones con partners y proveedores

Un evento corporativo es una excelente oportunidad para reforzar la relación con tus proveedores, pero también para crear nuevos vínculos con partners. En los eventos surgen sinergias que en otro tipo de contextos no se dan, gracias a la cercanía de los asistentes con la marca y a las múltiples oportunidades de hacer networking.

Favorecer la cultura de la empresa

Finalmente, otro impacto positivo de una buena gestión de eventos tiene que ver con que son espacios ideales para crear y para mejorar la cultura del negocio en su totalidad. Los eventos son excelentes oportunidades para transmitir valores y hacer partícipes de los mismos a empleados. A través de dinámicas participativas y mensajes estructurados se puede transmitir y hacer más cercana la cultura empresarial.

Para que una buena gestión de eventos sea rentable y eficaz, hay que considerar e interrelacionar factores como los recursos humanos y técnicos, adecuación al presupuesto y la definición de objetivos. Se necesitan grandes dosis de planificación, organización, coordinación y altos niveles de calidad para no dejar posibilidad a la improvisación.

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A continuación, te mostramos 7 tipos de montajes para que tu evento corporativo sea memorable, siendo el denominador común de todos ellos la comodidad de los asistentes:

1. El montaje banquete.

Para este montaje se suelen utilizar mesas redondas, dado que permite una perfecta comunicación entre los comensales al estar todos a la misma distancia del centro. Es el montaje más habitual en las cenas de empresa. Esta es una excelente opción para reuniones en las que se desea que los asistentes tengan una mayor interactividad entre ellos.

2. Montaje en U.

Un tipo de montaje muy habitual es el de U, que se refiere en realidad a la forma de colocar las mesas.  Su disposición crea la figura de esta vocal, quedando las sillas por la parte externa. Está indicado para grupos pequeños y evita que los invitados queden muy alejados los unos de los otros.

3. El montaje imperial.

En el montaje imperial, las sillas se distribuyen en torno a una mesa rectangular u ovalada. Es recomendable que el ancho de la mesa no sea mayor a 1.50 metros para facilitar la comunicación entre los participantes. Esta propuesta es ideal para reuniones, cenas de empresa, talleres, etc.

4. El montaje de teatro.

Los asistentes se distribuyen en sillas colocadas por todo el espacio o salón de manera perpendicular a la zona de ponencia de la reunión corporativa. No obstante, es más que aconsejable dejar un pasillo central y dos laterales para que los invitados al evento accedan fácilmente a todas las ubicaciones, completando así fácilmente todas las sillas y evitando huecos incómodos que pueden ofrecer imagen de poco éxito de afluencia.

Cuando hablamos de un número grande de asistentes, el montaje teatro se traslada de espacios donde los asientos se disponen o pueden disponerse en auditorio, favoreciendo la visión y atención de todos los asistentes.

5. El montaje de escuela.

Este montaje para reuniones es igual al montaje de teatro pero cada asistente dispondrá de una mesa de apoyo delante de él. Esta distribución será imprescindible para eventos donde los asistentes deban tomar notas o disponer de ordenador por la comodidad que les ofrece, por ejemplo, cursos formativos.

6. El montaje de cóctel.

Aunque muchas veces se emplea porque no se tiene un espacio para acoger mesas, es bastante práctico si la lista de invitados es amplia. Los camareros distribuyen tapas o bocados gourmet entre los asistentes y también hay mesas buffet. Aunque sea un montaje de pie, se recomienda contar con sillas para al menos la mitad de los invitados.

El montaje de cóctel se suele celebrar en el interior de restaurantes, hoteles… pero si hace buen tiempo se puede aprovechar y organizar un evento al aire libre.

7. Montaje lounge.

Hoy en día se utiliza mucho para eventos sociales más desenfadados y con un ambiente relajado. Se caracteriza por emplear cómodos sillones para dos personas o individuales, puffs y mesas iluminadas, etc. Todo con un estilo original y, en muchos casos, minimalista.

Estos serían los 7 tipos principales de montajes para tu evento corporativo, aunque no los únicos. Si deseas celebrar un evento, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para que sea un éxito.

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El marketing de eventos puede ser B2C o B2B por naturaleza.

Es B2C, cuando promocionas tu evento directamente a una audiencia objetivo con la esperanza de lograr que estos se registren como asistentes y/o compren un ticket, además de que inviten a sus amigos y compañeros a que asistan también.

El marketing de eventos B2B se da cuando le ofreces tu evento a otros negocios, ya sea para atraer a sus empleados a que asistan al evento, para que el negocio participe como expositor, o incluso para conseguir sponsors.

¿Cómo definir un plan de marketing para eventos? 

A la hora de planificar tu estrategia de marketing de eventos hay una serie de aspectos que debes tener en cuenta. Las estrategias que utilizar dependerán del público objetivo y la particularidad del tipo de evento a difundir, ya que cada evento, con sus propias características y recursos, es único. Las tácticas también variarán de acuerdo con las diferentes etapas del evento.

Fases del plan de marketing de eventos.

Registro pre-evento

Esta fase ocurre antes de que comience la venta de tickets/registro para el evento, y el principal objetivo de esta fase es hacer ruido.

Registro y lanzamiento del evento

Esta fase debe impulsar el conocimiento de la marca, aquí trabajarás con la prensa y medios para presentarle el evento a nuestra audiencia objetivo.

Marketing Día-a-Día

Esta fase va desde el lanzamiento del evento hasta que el registro se cierre. Aquí es donde se ejecutarán tus principales estrategias de marketing.

Cierre del registro

Es una fase muy importante para el marketing de cualquier evento, aquí usarás varias estrategias para maximizar la venta de tickets/registro.

Estrategias del plan de marketing de eventos.

Compartir un comunicado de prensa con los medios

Al compartir tu comunicado de prensa oficial con los medios, puedes ampliar tu alcance al hacer correr la voz entre tus asistentes objetivo. Además, un comunicado de prensa formal será importante a la hora de conseguir sponsors y puede ayudar a captar la atención de los influencers, quienes en su momento pueden ayudarte a promocionar el evento.

Esta estrategia de marketing de eventos es indispensable para construir el conocimiento de la marca.

Registros con reserva anticipada.

Esta es una táctica de marketing de eventos muy popular, sencillamente porque sigue siendo muy efectiva de dos formas: 

Estás creando un sentido de urgencia, por lo que es muy efectivo para obtener conversiones. La gente hablará sobre esto, y eso es muy efectivo a la hora de hacer ruido y ampliar tu alcance.

Otra razón por la que los descuentos son tan populares es que puedes combinarlos fácilmente con otras estrategias de marketing de eventos, por ejemplo, mencionando el periodo previo al vencimiento del descuento en tu comunicado de prensa y en tu boletín de emails. 

Promociones efectivas pre-evento

La gente se enfoca con mucha frecuencia en el lanzamiento del evento y la venta de los tickets, pero la fase del registro pre-evento también es muy importante. 

Puedes crear una página pre-evento que logre generar un temprano interés. Puedes usar la página para capturar leads que puedas contactar de nuevo una vez se haya lanzado oficialmente el evento, y también puedes realizar concursos.

Marketing en redes sociales

Una vez más, esto es bastante obvio: en esta era de redes sociales, solo tendría sentido promocionar tu evento en las plataformas de redes sociales donde tu audiencia objetivo esté con mayor frecuencia.

El marketing en redes sociales es útil en todas las fases del marketing de eventos: para hacer ruido y como impulso para el lanzamiento de tu evento, para atraer a tu audiencia objetivo, y finalmente para construir una comunidad.

Un método importante en el marketing de eventos de redes sociales es crear un “hashtag” del evento. Este hashtag debe ser lo suficientemente único para que no se quede perdido, pero al mismo tiempo lo suficientemente familiar para que tu audiencia objetivo pueda encontrarlo fácilmente. 

Marketing de contenidos

Bloguear en tu propio sitio web y hacer publicaciones como invitado en blogs y sitios relevantes de tu nicho, puede ser una gran forma de establecer tu liderazgo intelectual, lo que de hecho puede ayudar a convencer a más gente de que se registre.

El principio importante aquí es no usar solamente tu contenido para promocionar tu evento, sino procurar generar valor para tu audiencia objetivo y establecer tu credibilidad. Debes impulsar tu contenido con estrategias SEO para atraer a más personas a consumir este contenido. 

Canales de pago

No es un secreto que no siempre podemos apoyarnos en estrategias de marketing orgánicas si realmente queremos optimizar nuestro alcance y conversiones. Probablemente necesitarás invertir algún dinero en opciones de publicidad pagadas: ads de redes sociales, Google Ads, ads, posts patrocinados, marketing de influencers, etc.

Los canales orgánicos son accesibles y gratuitos, pero probablemente necesitarás gastar una cantidad de tiempo considerable antes de obtener los resultados deseados. Los canales de pago, por otra parte, pueden garantizar resultados a corto plazo, siempre y cuando tengas el dinero, pero estos pueden llegar a ser bastante caros si no eres cuidadoso.

Marketing de emails

El correo electrónico todavía es un canal de mercadeo muy efectivo y es especialmente poderoso en el marketing de eventos.

En resumen, el marketing de eventos es una herramienta muy potente y que debe de incluirse en la estrategia y organización de cualquier tipo de evento. 

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Si has organizado un evento pero no has medido determinados parámetros, no vas a conocer información esencial de tus potenciales clientes. Te contamos cuáles son los principales KPIs que deberás tener en cuenta para analizar el éxito de tu evento.

¿Qué es un KPI?

KPI responde a las siglas en inglés de Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento). Se trata de un elemento o factor, objetivo y medible, que sirve para valorar distintos aspectos de una acción y poder tomar decisiones en función de los resultados. En este caso, las derivadas de la organización de un evento.

Los KPIs aportan ventajas como las siguientes:

• Te ayudan a recabar información muy útil sobre el evento.

• Son fundamentales para tomar decisiones tanto en tiempo real sobre el evento como sobre futuros eventos que organices.

• Te permitirán comparar la información y definir las acciones más efectivas y aquellas que necesitan ser mejoradas.

• Con las nuevas tecnologías como el Big Data o la automatización, los KPIs ayudan a que las mediciones sean mucho más sencillas.

• Se adaptan a cada campo concreto ya que se pueden utilizar en recursos humanos, finanzas, marketing u organización de eventos.

• Dan una visión de 360 grados del evento y ayudan a ver los puntos fuertes y débiles en la organización de eventos.

¿Qué características deben tener los KPIs para ser útiles?

La teoría nos dice que los KPI’s, por norma, deberán ser objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time framed). En otras palabras, cada objetivo deberá ser:

• Specific (específico). El KPI que elijas debe medir una sola cosa, concreta.

• Measurable (medible). Tiene que ser algo objetivamente cuantificable.

• Attainable (alcanzable). El objetivo al que se orienta el KPI puede ser un reto, pero no imposible.

• Relevant (relevante). No se trata de medir por medir, tiene que ser relevante para el evento o el proyecto en concreto. Por ejemplo, si no fuese un evento abierto, podría no interesarnos medir KPI’s en redes sociales.

• Time framed (acotado en el tiempo). Se deberá establecer el periodo de tiempo en el que se realizarán las mediciones.

¿Qué KPIs puedes utilizar para medir el éxito de tu evento?

Aunque existen muchos tipos de eventos diferentes, trataremos de explicar los KPI más relevantes según la situación. Los comunes a cualquier evento son los siguientes:

• Check-in: este KPI mide el número de asistentes que se han registrado (y han asistido) al evento.

•  Encuestas de satisfacción: Es la forma más sencilla de evaluar, especialmente si lo que se solicitan son respuestas cerradas (sí/no o evaluar del 1 al 10). Una de las preguntas básicas es que evalúen el evento del 1 al 10, si volverían a asistir o si lo recomendarían a otra persona. Estas encuestas de satisfacción es importante trasladarlas a los patrocinadores, si los hubiera. De esta forma, podremos sacar ideas para próximos eventos y tenerles en cuenta para futuras mejoras.

• Interacciones dentro de la comunidad del evento: si empleas un software para eventos, podrás medir aspectos como el número de miembros activos o el número de mensajes enviados. 

• Interés por ponente: aunque no es sencillo saber con antelación el interés por cada ponente, se pueden medir las visitas de los usuarios a su perfil en la app del evento o en la página web. Por otro lado, también se pueden medir las preguntas al ponente, ya que surgen si existe un interés real en el contenido de la charla. La carencia de preguntas suele ocurrir cuando el ponente no conecta con los asistentes o el asunto tratado no despierta su curiosidad.

• Menciones en redes sociales: otro básico hoy en día es determinar un hashtag oficial del evento a la hora de hablar o difundir los asuntos relacionados con él. Esto no sólo servirá como forma de networking o promoción, sino para evaluar el impacto digital que ha conseguido la acción. También podrás cuantificar otros factores en redes sociales como las menciones recibidas o las reacciones a las publicaciones, entre otros.

• Inscripción por tipo de entrada: en algunos eventos, existen diferentes tipos de entradas con diferentes precios. Es interesante medir las inscripciones que se han llevado a cabo de cada uno de ellos.

• Ingresos brutos y netos: Si las entradas tienen un coste o si existen patrocinios, deberemos realizar un balance de los gastos (proveedores, campañas y materiales) y los ingresos (entradas, patrocinios, etc.) para poder comprobar los beneficios obtenidos con la acción. Con estos cálculos, también podremos calcular lo que nos ha costado a nivel económico conseguir cada asistente.

• Satisfacción de los patrocinadores: para saber si los patrocinadores del evento están satisfechos con el resultado puedes crear encuestas. Aunque, como este tema es más delicado, la mejor opción es reunirte con cada uno de ellos para que te transmitan sus sensaciones con respecto al evento. Esto te permitirá fidelizarlos para próximas ediciones.

• Número de asistentes que repiten: si ya has organizado ediciones anteriores del evento, puedes medir el número de asistentes recurrentes. Esta métrica te dará una idea de la confianza que generan tus eventos

• Nuevos clientes: es uno de los KPIs esenciales en cualquier evento. ¿Cuántos nuevos clientes has captado gracias a él?.

•  Coste de adquisición de cada cliente: además de saber cuántos nuevos clientes has ganado, será interesante conocer la inversión de recursos (y tiempo) que has dedicado a cada nuevo cliente.

• Cobertura de prensa y medios de comunicación. La cobertura de la prensa y los medios de comunicación es valiosa para todos los negocios, y los informes positivos, especialmente, ayudan a construir la confianza y el conocimiento sobre tu marca y por supuesto, el evento. Si uno de los objetivos de tu evento es aumentar el conocimiento de la marca, la cantidad de cobertura de prensa y medios de comunicación puede ser un buen indicador del éxito de tu evento.

¿Te apuntas a medir el éxito de tu evento?

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Las nuevas tendencias en la organización de eventos apuntan a crear experiencias ajustadas a cada visitante, por lo que las empresas del sector se están esforzando en estructurar encuentros más atractivos, que inciten al viajero a conocer más sobre el destino y no asistir solamente a un evento.

La tecnología aplicada a los eventos nos ha mostrado claramente su poder para la recuperación de la industria y seguramente continuará encajando en las cuestiones sociales y en los nuevos protocolos de salud y seguridad. Un ejemplo será la acreditación electrónica y control de aforo. 

Este aprendizaje obtenido a partir de la digitalización de los eventos durante la pandemia seguirá muy presente a lo largo del 2022, y los eventos híbridos seguirán siendo una de las grandes tendencias para el próximo año.

El formato híbrido permitirá:

• Aumentar la interacción entre ponentes externos y presenciales, así como con los asistentes, que podrán ver las conferencias en directo o bajo demanda.

• La realidad aumentada y virtual está cada vez más presente en los eventos híbridos, ya que potencia los recursos para el público en remoto.

• Los stakeholders tienen a su disposición un mayor número de herramientas y recursos, lo que genera una interacción masiva.

• La creación de salas de café virtuales, segmentadas según los intereses de los asistentes, permite crear ambientes ideales para el networking.

• Experiencias más sostenibles. 

Tendencias más Novedosas

Otra tendencia novedosa que tomará fuerza serán los “roadshow”. Un “roadshow” es un evento itinerante y ambulante en el que se lleva una acción de marketing a diferentes puntos geográficos para captar clientes, transmitir un mensaje y promocionar la marca a través del entretenimiento. Se puede optar por diferentes opciones a la hora de organizar un evento “roadshow“: fiestas entorno a camiones, instalaciones en grandes caravanas, sorprender con pequeños espectáculos de actores que representan papeles llamativos en la calle…

El “roadshow” puede incorporar elementos virtuales para fomentar la interacción con el público, y es importante en este tipo de eventos destacar el uso de zonas wifi al aire libre para navegar por Internet. Estar conectado parece ser un componente cada vez más importante a la hora de ofrecer experiencias.

También los “small meeting” serán tendencia durante el 2022. Tras el auge del teletrabajo y la saturación de videollamadas durante 2020, esta nueva tendencia consiste en crear pequeños grupos de trabajo para recuperar la antigua “normalidad”, cumpliendo con todas las medidas de seguridad. Tiene gran acogida entre aquellos profesionales que no se sienten cómodos con el distanciamiento social y quieren recuperar el networking y los vínculos personales y profesionales con sus compañeros, proveedores o clientes.

Por último, otra tendencia en alza serán los eventos sostenibles. La conciencia ecológica y social es más importante que nunca y el 2020 acentuó esta corriente. Muchas empresas se decantan por eventos con un enfoque más consciente de los impactos ambientales, en los que se potencia, por ejemplo, el producto local y la generación de espacios verdes, ya que así se da la sensación de naturalidad, frescura, y una impresión moderna y altruista al evento. 

Innovar y sorprender al público, crear experiencias inolvidables y únicas es lo que hará que un evento genere en el participante una experiencia impactante para él.

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En función del público objetivo, se pueden diferenciar a rasgos generales dos tipos de evento:

• Eventos internos: Destinados al público relacionado directamente con el funcionamiento de la empresa, como por ejemplo los empleados y los accionistas. Su objetivo consiste en la comunicación de valores, informar sobre cambios en la compañía o motivar a los equipos.

• Eventos externos: Destinados a clientes (activos y potenciales), proveedores y medios de comunicación, entre otros. Su objetivo consiste en darse a conocer, premiar y fidelizar clientes potenciales o comunicar la imagen de marca, entre otros muchos. 

En función del propósito que se persigue, podemos diferenciar los siguientes tipos de eventos corporativos:

• Comidas y cenas de empresa. En estos actos, organizados siempre por la propia empresa, el equipo se reúne en ambientes discernidos para mantener conversaciones informales y pasar un rato fuera del ámbito laboral.

• Iniciativas de team building. Claramente es un evento de empresa interno, dirigido a los trabajadores de la plantilla en busca de reforzar el sentimiento de unión y pertenencia a la empresa. Tenemos actividades de todo tipo, desde lúdicas a gastronómicas, medioambientales o deportivas, y la clave está en el fomento de la participación y colaboración entre piezas del equipo para estrechar lazos. Son acciones dinámicas destinadas a mejorar el trabajo en equipo o  habilidades como la creatividad, liderazgo, comunicación, etc. Además, contribuyen a la transmisión de los valores de la empresa de una forma práctica. Estos eventos pueden tener una acción social muy importante cuando las actividades que se desarrollan van enfocadas a mejorar el medio ambiente, la situación de personas necesitadas, etc.

• Seminarios. Los seminarios son reuniones de carácter educativo en los cuales un grupo de expertos imparten conocimientos a los participantes a través de charlas instructivas para mejorar y ampliar su formación.

• Workshops: Los workshops o talleres son actividades interactivas entre quien imparte la materia y los que participan en ella. La duración habitual es de cómo máximo cuatro horas, y puede formar parte de otro tipo de evento más amplio. Se pueden organizar para formar a los empleados de la empresa, o para dar a conocer nuevos productos o servicios a los clientes.

• Conferencias. Se trata de una exposición a cargo de una o más personas, con el objetivo principal de transmitir una información a los asistentes. Al finalizar esta exposición, el público suele realizar preguntas a los ponentes o conferenciantes. De cara a las empresas este tipo de eventos son de gran ayuda para tener un feedback directo y así determinar una maniobra de actuación.

• Congresos. Es uno de los eventos con mayor logística. Los congresos deben mostrar la mayor seriedad posible, debido a que implican el traslado de muchas personas y el tiempo suele ser muy justo; en este tipo de organización, debemos tener una agenda y una línea de tiempo (time line) lo más detallada posible, posteriormente compartirla con todos los colaboradores con el propósito de tener cada movimiento sincronizado. 

• Convenciones. Al igual que los congresos las convenciones son reuniones de personas promovidas por parte de empresas, la principal diferencia con los congresos, es que su finalidad no es debatir un problema, al que buscar una solución, sino que están dirigidas a un objetivo de fuerza de venta, por lo tanto su objetivo es debatir asuntos propios y buscar alternativas para que la empresa vaya mejor, estableciendo nuevos objetivos.

• Ferias. Estas exposiciones a gran escala, permiten a las empresas mostrar sus nuevos productos o servicios y demostrar su éxito. Son bastante usuales en empresas del sector industrial y el despliegue generalmente es bastante importante incluyendo, viajes, pases y una compleja organización.

• Ruedas de prensa. Prácticamente todo el mundo conoce este evento corporativo externo, dirigido a los medios de comunicación que transmitirán su impresión al público en general. El mecanismo suele ser siempre parecido, con uno o dos representantes de la empresa haciendo una pequeña intervención antes de responder a las preguntas de la prensa, pero los objetivos pueden ser diversos: anunciar novedades, presentar informes, resultados u objetivos, etc.

• Lanzamientos, presentaciones e inauguraciones. Este evento se lleva a cabo generalmente cuando una empresa está totalmente constituida y busca difundir en los medios de comunicación, empresarios, socios, clientes y colaboradores un nuevo producto o servicio. Su principal objetivo es conseguir mayor popularidad y mejor posicionamiento. Son una excelente ocasión para atraer la atención mediática, y siempre podemos aprovechar para atraer a personas de reconocido prestigio.

• Roadshow. Se trata de eventos itinerantes en los que la acción se replica en distintos lugares, por ejemplo, en distintas ciudades. En este caso, es el evento el que se acerca a sus asistentes.

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El streaming es una plataforma que consigue retransmitir eventos y contenidos en tiempo real a través de un sitio web. El gran éxito del streaming, es que cada vez más las personas desean estar en tiempo real sintiendo que forman parte de lo que ocurre a su alrededor.No es necesario que los streamings sean en directo, pueden estar guardados en alguna nube que solo necesita una buena conexión de internet para poder verlos cada vez que quieras.

Un webinar es la combinación de las palabras web y seminario. Así que un webinar es un seminario que se imparte a través de internet, comunicando contenido formativo en diversos formatos. Por lo general, este tipo de transmisiones se realizan en vivo (en tiempo real), aunque también pueden ser grabadas. Eso sí, un webinar debe permitir la participación de la audiencia en directo. Si los asistentes no pueden hacer preguntas o comentarios en la misma plataforma del Live, definitivamente no se trata de un Webinar. 

PLATAFORMAS DE STREAMING

1. Facebook Live.
   Facebook Live es la nueva plataforma de la red social Facebook para emitir vídeos en directo haciendo uso del dispositivo móvil. Podrás compartir cualquier acontecimiento o evento haciendo uso del móvil, crear encuestas en vivo y generar reacciones (me gusta, me encanta) y comentarios en tiempo real. Además, una vez terminada la transmisión el video puede quedarse grabado y publicado en el muro del fanpage.
2. Youtube Live.
   No cabe duda que Youtube es el rey de los vídeos en Internet y la plataforma con el mayor número de usuarios. Esta plataformas de streaming permite retransmitir en directo una acción y llegar a la audiencia a tiempo real independientemente de si se quiere impartir una ponencia o conferencia. Además, también se pueden llevar a cabo sesiones de preguntas y respuestas, interactuando a tiempo real con los espectadores.Actualmente es la herramienta más poderosa para retransmitir en directo y llegar a tu audiencia en tiempo real. 
3. Vimeo.
   Vimeo es una red social que permite compartir en streaming y almacenar videos para que los usuarios comenten e interaccionen. Los clientes deben estar registrados para subir videos, crear su perfil, comentar y crear listas de favoritos. 

PLATAFORMAS DE WEBINARS

1. Zoom Meeting.
   El Zoom Meeting es la plataforma de videollamadas más completa y utilizada en la actualidad para realizar webinars. Permite programar reuniones, compartir pantalla y un chat adicional de comunicación. La calidad de imagen es superior a otras plataformas, manteniendo la velocidad y demandando menos recursos de Internet. Otra de las particularidades de este software es que puede compartir vistas de la pantalla de tu móvil o tableta, a la vez que te permite dividir la pantalla para visualizar el contenido compartido y a los organizadores del webinar al mismo tiempo.
2. Google Meet.
   Es la nueva plataforma de Google y en los últimos meses, ha pasado de ser una plataforma de videollamadas casi desconocida a formar parte del día a día de millones de personas. Con esta herramienta se pueden realizar videollamadas ilimitadas de alta calidad con 250 usuarios y es posiblemente una de las que mejor calidad de audio/vídeo ofrece.
3. Any Meeting.
   Esta plataforma proporciona un software para webinars muy limpio e intuitivo, lo que hace que sea fácil de utilizar para los que imparten la conferencia al igual que para los participantes. Tiene la ventaja de poder vincular el webinar a PayPal, aspecto muy útil para aquellos que buscan monetizar sus conferencias online.
4. Webex.
   Webex, es una plataforma poco conocida pero muy funcional, que permite realizar reuniones en línea, como seminarios y conferencias en directo. También engloba el uso compartido de información y archivos de diferentes formatos con todo el equipo de trabajo. 
5. GoToWebinar.
   El GoToWebinar, es una de las más antiguas de la lista, y con el tiempo ha ido mejorando su interfaz y funcionalidad. Es toda una referencia para los profesionales del webinar. Permite planificar los eventos, notificar a los asistentes en cualquier parte del mundo, ofrecer un gran volumen de participación (hasta 1000 usuarios) y hacer sondeos y encuestas en vivo.
6. Everwebinar.
   Everwebinar está especialmente diseñada para la organización y emisión de webinars. Es un software profesional de automatización para negocios, que incluye  una serie de ventajas como por ejemplo el diseño de landings para la promoción del evento.
7. Livestorm.
   Livestorm, es una aplicación web diseñada específicamente para conferencias en línea. Puede ser utilizado para organizar reuniones en línea, demostraciones de productos, seminarios, web de ventas, sesiones de capacitación o cualquier otro evento en vivo. 

En resumen, existen plataformas de streaming y webinars para eventos muy avanzadas. El buen uso de estas herramientas ha marcado un antes y un después para miles de empresas en el mundo, consiguiendo fortalecer el equipo de trabajo, dar a conocer sus productos y servicios o fidelizar y captar nuevos clientes. Sin duda, estas plataformas empleadas en el sector de los eventos han llegado para quedarse.

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