KPIs que debes utilizar para medir el éxito de tu evento

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Los KPI para eventos corporativos permiten saber si una jornada ha cumplido sus objetivos. Antes de medir, conviene elegir indicadores de asistencia, participación, satisfacción y resultados. Después, esos datos ayudan a mejorar la siguiente edición.

Si has organizado un evento pero no has medido determinados parámetros, no vas a conocer información esencial de tus potenciales clientes. Te contamos cuáles son los principales KPIs que deberás tener en cuenta para analizar el éxito de tu evento.

¿Qué es un KPI?

KPI responde a las siglas en inglés de Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento). Se trata de un elemento o factor, objetivo y medible, que sirve para valorar distintos aspectos de una acción y poder tomar decisiones en función de los resultados. En este caso, las derivadas de la organización de un evento.

Los KPIs aportan ventajas como las siguientes:

• Te ayudan a recabar información muy útil sobre el evento.

• Son fundamentales para tomar decisiones tanto en tiempo real sobre el evento como sobre futuros eventos que organices.

• Te permitirán comparar la información y definir las acciones más efectivas y aquellas que necesitan ser mejoradas.

• Con las nuevas tecnologías como el Big Data o la automatización, los KPIs ayudan a que las mediciones sean mucho más sencillas.

• Se adaptan a cada campo concreto ya que se pueden utilizar en recursos humanos, finanzas, marketing u organización de eventos.

• Dan una visión de 360 grados del evento y ayudan a ver los puntos fuertes y débiles en la organización de eventos.

¿Qué características deben tener los KPIs para ser útiles?

La teoría nos dice que los KPI’s, por norma, deberán ser objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time framed). En otras palabras, cada objetivo deberá ser:

• Specific (específico). El KPI que elijas debe medir una sola cosa, concreta.

• Measurable (medible). Tiene que ser algo objetivamente cuantificable.

• Attainable (alcanzable). El objetivo al que se orienta el KPI puede ser un reto, pero no imposible.

• Relevant (relevante). No se trata de medir por medir, tiene que ser relevante para el evento o el proyecto en concreto. Por ejemplo, si no fuese un evento abierto, podría no interesarnos medir KPI’s en redes sociales.

• Time framed (acotado en el tiempo). Se deberá establecer el periodo de tiempo en el que se realizarán las mediciones.

¿Qué KPIs puedes utilizar para medir el éxito de tu evento?

Aunque existen muchos tipos de eventos diferentes, trataremos de explicar los KPI más relevantes según la situación. Los comunes a cualquier evento son los siguientes:

• Check-in: este KPI mide el número de asistentes que se han registrado (y han asistido) al evento.

•  Encuestas de satisfacción: Es la forma más sencilla de evaluar, especialmente si lo que se solicitan son respuestas cerradas (sí/no o evaluar del 1 al 10). Una de las preguntas básicas es que evalúen el evento del 1 al 10, si volverían a asistir o si lo recomendarían a otra persona. Estas encuestas de satisfacción es importante trasladarlas a los patrocinadores, si los hubiera. De esta forma, podremos sacar ideas para próximos eventos y tenerles en cuenta para futuras mejoras.

• Interacciones dentro de la comunidad del evento: si empleas un software para eventos, podrás medir aspectos como el número de miembros activos o el número de mensajes enviados. 

• Interés por ponente: aunque no es sencillo saber con antelación el interés por cada ponente, se pueden medir las visitas de los usuarios a su perfil en la app del evento o en la página web. Por otro lado, también se pueden medir las preguntas al ponente, ya que surgen si existe un interés real en el contenido de la charla. La carencia de preguntas suele ocurrir cuando el ponente no conecta con los asistentes o el asunto tratado no despierta su curiosidad.

• Menciones en redes sociales: otro básico hoy en día es determinar un hashtag oficial del evento a la hora de hablar o difundir los asuntos relacionados con él. Esto no sólo servirá como forma de networking o promoción, sino para evaluar el impacto digital que ha conseguido la acción. También podrás cuantificar otros factores en redes sociales como las menciones recibidas o las reacciones a las publicaciones, entre otros.

• Inscripción por tipo de entrada: en algunos eventos, existen diferentes tipos de entradas con diferentes precios. Es interesante medir las inscripciones que se han llevado a cabo de cada uno de ellos.

• Ingresos brutos y netos: Si las entradas tienen un coste o si existen patrocinios, deberemos realizar un balance de los gastos (proveedores, campañas y materiales) y los ingresos (entradas, patrocinios, etc.) para poder comprobar los beneficios obtenidos con la acción. Con estos cálculos, también podremos calcular lo que nos ha costado a nivel económico conseguir cada asistente.

• Satisfacción de los patrocinadores: para saber si los patrocinadores del evento están satisfechos con el resultado puedes crear encuestas. Aunque, como este tema es más delicado, la mejor opción es reunirte con cada uno de ellos para que te transmitan sus sensaciones con respecto al evento. Esto te permitirá fidelizarlos para próximas ediciones.

• Número de asistentes que repiten: si ya has organizado ediciones anteriores del evento, puedes medir el número de asistentes recurrentes. Esta métrica te dará una idea de la confianza que generan tus eventos

• Nuevos clientes: es uno de los KPIs esenciales en cualquier evento. ¿Cuántos nuevos clientes has captado gracias a él?.

•  Coste de adquisición de cada cliente: además de saber cuántos nuevos clientes has ganado, será interesante conocer la inversión de recursos (y tiempo) que has dedicado a cada nuevo cliente.

• Cobertura de prensa y medios de comunicación. La cobertura de la prensa y los medios de comunicación es valiosa para todos los negocios, y los informes positivos, especialmente, ayudan a construir la confianza y el conocimiento sobre tu marca y por supuesto, el evento. Si uno de los objetivos de tu evento es aumentar el conocimiento de la marca, la cantidad de cobertura de prensa y medios de comunicación puede ser un buen indicador del éxito de tu evento.

Cómo elegir los KPI adecuados

Primero define qué querías conseguir. Una reunión interna puede evaluar los acuerdos alcanzados; una presentación comercial puede medir las consultas posteriores. No todos los eventos necesitan las mismas métricas.

Después asigna a cada objetivo un indicador y una fuente de datos. Aclara quién recogerá la información y cuándo se revisará. Así evitarás informes llenos de cifras que no ayudan a tomar decisiones.

Por último, establece una referencia. Puedes comparar el resultado con la edición anterior o con una meta acordada antes del encuentro. Si no existe histórico, utiliza esta edición como punto de partida.

Cómo calcular la asistencia y el coste por participante

La tasa de asistencia indica qué proporción de las personas inscritas acudió realmente. Se calcula dividiendo asistentes reales entre inscritos y multiplicando por cien. Si se apuntaron cien personas y asistieron ochenta, la tasa sería del 80 %. Es un ejemplo, no un dato de Fosbury.

Para calcular el coste por asistente, divide el gasto total entre quienes acudieron. No obstante, el coste más bajo no siempre representa la mejor experiencia. Conviene revisarlo junto con el objetivo y la satisfacción.

También puedes comparar inscripciones, confirmaciones y asistencia efectiva. Esta diferencia permite mejorar la convocatoria, la comunicación previa y la elección de horarios.

Participación y satisfacción: más allá de las cifras

La participación se puede valorar mediante preguntas, intervenciones en talleres o aportaciones en grupos. Elige la métrica que corresponda al formato. Un grupo pequeño puede generar acuerdos valiosos sin alcanzar una cifra elevada de intervenciones.

Después del evento, una encuesta breve permite conocer qué funcionó y qué conviene mejorar. Puedes incluir una valoración del contenido, otra del espacio y una pregunta abierta. Es recomendable indicar cuántas personas respondieron.

Además, registra las incidencias de organización: tiempos de espera, señalización, comodidad y pausas. Combinadas con la encuesta, estas observaciones ofrecen un análisis más completo.

Qué debe incluir el informe después del evento

Un informe útil empieza recordando el objetivo inicial. A continuación muestra cuatro o cinco indicadores, explica las diferencias frente a lo previsto y resume las principales opiniones recibidas.

Separa los resultados en tres categorías: lo que funcionó, lo que debe corregirse y lo que aún no puede evaluarse. Si el impacto depende de contactos o acuerdos posteriores, establece una fecha para revisarlos.

Termina con decisiones concretas, responsables y plazos. Medir solo tiene sentido cuando las conclusiones ayudan a organizar mejor la siguiente convocatoria.

¿Te apuntas a medir el éxito de tu evento?

Preguntas frecuentes

¿Qué es un KPI para eventos?

Es un indicador medible que ayuda a comprobar si un encuentro ha cumplido un objetivo concreto.

¿Cómo calcular la tasa de asistencia?

Divide asistentes reales entre inscritos y multiplica el resultado por cien.

¿Qué indicadores debe medir un evento corporativo?

Depende del objetivo. Asistencia, satisfacción, participación, costes y seguimiento son los más habituales.

¿Cómo evaluar la satisfacción?

Utiliza una encuesta breve con valoraciones concretas y al menos una pregunta abierta.

¿Cómo calcular el coste por asistente?

Divide el gasto total entre los asistentes reales y compara ediciones de formato parecido.

¿Cómo solicitar información sobre un evento en Fosbury Café?

Escribe a eventos@fosburycafe.es con el horario, formato, fecha aproximada y número de asistentes.