La medición de resultados para la toma de decisiones es un punto clave en la planificación estratégica de cualquier marca. Por supuesto, el evento como herramienta de comunicación de marketing, no queda exento de medición. Esta labor de análisis post-evento será clave en la rutina de cualquier profesional del sector, ya que el secreto de organizar un evento con éxito reside, en gran parte, en la capacidad de analizar los errores y aciertos de casos pasados
Si has organizado un evento pero no has medido determinados parámetros, no vas a conocer información esencial de tus potenciales clientes. Te contamos cuáles son los principales KPIs que deberás tener en cuenta para analizar el éxito de tu evento.
¿Qué es un KPI?
KPI responde a las siglas en inglés de Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento). Se trata de un elemento o factor, objetivo y medible, que sirve para valorar distintos aspectos de una acción y poder tomar decisiones en función de los resultados. En este caso, las derivadas de la organización de un evento.
Los KPIs aportan ventajas como las siguientes:
• Te ayudan a recabar información muy útil sobre el evento.
• Son fundamentales para tomar decisiones tanto en tiempo real sobre el evento como sobre futuros eventos que organices.
• Te permitirán comparar la información y definir las acciones más efectivas y aquellas que necesitan ser mejoradas.
• Con las nuevas tecnologías como el Big Data o la automatización, los KPIs ayudan a que las mediciones sean mucho más sencillas.
• Se adaptan a cada campo concreto ya que se pueden utilizar en recursos humanos, finanzas, marketing u organización de eventos.
• Dan una visión de 360 grados del evento y ayudan a ver los puntos fuertes y débiles en la organización de eventos.
¿Qué características deben tener los KPIs para ser útiles?
La teoría nos dice que los KPI’s, por norma, deberán ser objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time framed). En otras palabras, cada objetivo deberá ser:
• Specific (específico). El KPI que elijas debe medir una sola cosa, concreta.
• Measurable (medible). Tiene que ser algo objetivamente cuantificable.
• Attainable (alcanzable). El objetivo al que se orienta el KPI puede ser un reto, pero no imposible.
• Relevant (relevante). No se trata de medir por medir, tiene que ser relevante para el evento o el proyecto en concreto. Por ejemplo, si no fuese un evento abierto, podría no interesarnos medir KPI’s en redes sociales.
• Time framed (acotado en el tiempo). Se deberá establecer el periodo de tiempo en el que se realizarán las mediciones.
¿Qué KPIs puedes utilizar para medir el éxito de tu evento?
Aunque existen muchos tipos de eventos diferentes, trataremos de explicar los KPI más relevantes según la situación. Los comunes a cualquier evento son los siguientes:
• Check-in: este KPI mide el número de asistentes que se han registrado (y han asistido) al evento.
• Encuestas de satisfacción: Es la forma más sencilla de evaluar, especialmente si lo que se solicitan son respuestas cerradas (sí/no o evaluar del 1 al 10). Una de las preguntas básicas es que evalúen el evento del 1 al 10, si volverían a asistir o si lo recomendarían a otra persona. Estas encuestas de satisfacción es importante trasladarlas a los patrocinadores, si los hubiera. De esta forma, podremos sacar ideas para próximos eventos y tenerles en cuenta para futuras mejoras.
• Interacciones dentro de la comunidad del evento: si empleas un software para eventos, podrás medir aspectos como el número de miembros activos o el número de mensajes enviados.
• Interés por ponente: aunque no es sencillo saber con antelación el interés por cada ponente, se pueden medir las visitas de los usuarios a su perfil en la app del evento o en la página web. Por otro lado, también se pueden medir las preguntas al ponente, ya que surgen si existe un interés real en el contenido de la charla. La carencia de preguntas suele ocurrir cuando el ponente no conecta con los asistentes o el asunto tratado no despierta su curiosidad.
• Menciones en redes sociales: otro básico hoy en día es determinar un hashtag oficial del evento a la hora de hablar o difundir los asuntos relacionados con él. Esto no sólo servirá como forma de networking o promoción, sino para evaluar el impacto digital que ha conseguido la acción. También podrás cuantificar otros factores en redes sociales como las menciones recibidas o las reacciones a las publicaciones, entre otros.
• Inscripción por tipo de entrada: en algunos eventos, existen diferentes tipos de entradas con diferentes precios. Es interesante medir las inscripciones que se han llevado a cabo de cada uno de ellos.
• Ingresos brutos y netos: Si las entradas tienen un coste o si existen patrocinios, deberemos realizar un balance de los gastos (proveedores, campañas y materiales) y los ingresos (entradas, patrocinios, etc.) para poder comprobar los beneficios obtenidos con la acción. Con estos cálculos, también podremos calcular lo que nos ha costado a nivel económico conseguir cada asistente.
• Satisfacción de los patrocinadores: para saber si los patrocinadores del evento están satisfechos con el resultado puedes crear encuestas. Aunque, como este tema es más delicado, la mejor opción es reunirte con cada uno de ellos para que te transmitan sus sensaciones con respecto al evento. Esto te permitirá fidelizarlos para próximas ediciones.
• Número de asistentes que repiten: si ya has organizado ediciones anteriores del evento, puedes medir el número de asistentes recurrentes. Esta métrica te dará una idea de la confianza que generan tus eventos
• Nuevos clientes: es uno de los KPIs esenciales en cualquier evento. ¿Cuántos nuevos clientes has captado gracias a él?.
• Coste de adquisición de cada cliente: además de saber cuántos nuevos clientes has ganado, será interesante conocer la inversión de recursos (y tiempo) que has dedicado a cada nuevo cliente.
• Cobertura de prensa y medios de comunicación. La cobertura de la prensa y los medios de comunicación es valiosa para todos los negocios, y los informes positivos, especialmente, ayudan a construir la confianza y el conocimiento sobre tu marca y por supuesto, el evento. Si uno de los objetivos de tu evento es aumentar el conocimiento de la marca, la cantidad de cobertura de prensa y medios de comunicación puede ser un buen indicador del éxito de tu evento.
¿Te apuntas a medir el éxito de tu evento?