Los eventos corporativos son una fórmula creativa e innovadora para fidelizar a los clientes y motivar a los empleados, por lo que aportan múltiples beneficios a las compañías. Para organizarlo con éxito debemos tener muy claro cuál es el objetivo que perseguimos, qué mensaje queremos transmitir y a qué público objetivo nos dirigimos. Una vez lo tengamos claro, será el momento de escoger el tipo de evento.
En función del público objetivo, se pueden diferenciar a rasgos generales dos tipos de evento:
- Eventos internos: Destinados al público relacionado directamente con el funcionamiento de la empresa, como por ejemplo los empleados y los accionistas. Su objetivo consiste en la comunicación de valores, informar sobre cambios en la compañía o motivar a los equipos.
- Eventos externos: Destinados a clientes (activos y potenciales), proveedores y medios de comunicación, entre otros. Su objetivo consiste en darse a conocer, premiar y fidelizar clientes potenciales o comunicar la imagen de marca, entre otros muchos.
En función del propósito que se persigue, podemos diferenciar los siguientes tipos de eventos corporativos:
- Comidas y cenas de empresa. En estos actos, organizados siempre por la propia empresa, el equipo se reúne en ambientes discernidos para mantener conversaciones informales y pasar un rato fuera del ámbito laboral.
- Iniciativas de team building. Claramente es un evento de empresa interno, dirigido a los trabajadores de la plantilla en busca de reforzar el sentimiento de unión y pertenencia a la empresa. Tenemos actividades de todo tipo, desde lúdicas a gastronómicas, medioambientales o deportivas, y la clave está en el fomento de la participación y colaboración entre piezas del equipo para estrechar lazos. Son acciones dinámicas destinadas a mejorar el trabajo en equipo o habilidades como la creatividad, liderazgo, comunicación, etc. Además, contribuyen a la transmisión de los valores de la empresa de una forma práctica. Estos eventos pueden tener una acción social muy importante cuando las actividades que se desarrollan van enfocadas a mejorar el medio ambiente, la situación de personas necesitadas, etc.
- Juntas generales de accionistas. Son eventos de carácter interno de la empresa, en los que se presentan los resultados del año a los propietarios de la misma. Como tales, estos eventos tienen una gran presencia de identidad corporativa y, además, deben ser muy funcionales permitiendo la presentación de datos, votaciones, distintas intervenciones, etc.
- Reuniones. En este tipo de evento corporativo es clave llegar con un orden del día definido que nos permita abordar diferentes temas, y que los asistentes deberían conocer antes de la misma. Pueden ser directivas, de equipos, con clientes o proveedores…
- Seminarios. Los seminarios son reuniones de carácter educativo en los cuales un grupo de expertos imparten conocimientos a los participantes a través de charlas instructivas para mejorar y ampliar su formación.
- Workshops: Los workshops o talleres son actividades interactivas entre quien imparte la materia y los que participan en ella. La duración habitual es de cómo máximo cuatro horas, y puede formar parte de otro tipo de evento más amplio. Se pueden organizar para formar a los empleados de la empresa, o para dar a conocer nuevos productos o servicios a los clientes.
- Conferencias. Se trata de una exposición a cargo de una o más personas, con el objetivo principal de transmitir una información a los asistentes. Al finalizar esta exposición, el público suele realizar preguntas a los ponentes o conferenciantes. De cara a las empresas este tipo de eventos son de gran ayuda para tener un feedback directo y así determinar una maniobra de actuación.
- Congresos. Es uno de los eventos con mayor logística. Los congresos deben mostrar la mayor seriedad posible, debido a que implican el traslado de muchas personas y el tiempo suele ser muy justo; en este tipo de organización, debemos tener una agenda y una línea de tiempo (time line) lo más detallada posible, posteriormente compartirla con todos los colaboradores con el propósito de tener cada movimiento sincronizado.
- Convenciones. Al igual que los congresos las convenciones son reuniones de personas promovidas por parte de empresas, la principal diferencia con los congresos, es que su finalidad no es debatir un problema, al que buscar una solución, sino que están dirigidas a un objetivo de fuerza de venta, por lo tanto su objetivo es debatir asuntos propios y buscar alternativas para que la empresa vaya mejor, estableciendo nuevos objetivos.
- Ferias. Estas exposiciones a gran escala, permiten a las empresas mostrar sus nuevos productos o servicios y demostrar su éxito. Son bastante usuales en empresas del sector industrial y el despliegue generalmente es bastante importante incluyendo, viajes, pases y una compleja organización.
- Ruedas de prensa. Prácticamente todo el mundo conoce este evento corporativo externo, dirigido a los medios de comunicación que transmitirán su impresión al público en general. El mecanismo suele ser siempre parecido, con uno o dos representantes de la empresa haciendo una pequeña intervención antes de responder a las preguntas de la prensa, pero los objetivos pueden ser diversos: anunciar novedades, presentar informes, resultados u objetivos, etc.
- Lanzamientos, presentaciones e inauguraciones. Este evento se lleva a cabo generalmente cuando una empresa está totalmente constituida y busca difundir en los medios de comunicación, empresarios, socios, clientes y colaboradores un nuevo producto o servicio. Su principal objetivo es conseguir mayor popularidad y mejor posicionamiento. Son una excelente ocasión para atraer la atención mediática, y siempre podemos aprovechar para atraer a personas de reconocido prestigio.
- Roadshow. Se trata de eventos itinerantes en los que la acción se replica en distintos lugares, por ejemplo, en distintas ciudades. En este caso, es el evento el que se acerca a sus asistentes.
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