Los eventos tienen un gran potencial a nivel de comunicación y constituyen unas de las acciones más potentes y efectivas del marketing. El avance tecnológico está facilitando el trabajo diario en muchos ámbitos, y el sector de los eventos no se queda fuera de esta evolución.
Existen numerosas herramientas digitales, que nos pueden ayudar en la gestión de los eventos que realizamos. Hoy compartimos algunas, que pueden ser bastante útiles para ahorrar tiempo.
Herramientas para la organización de eventos.
Fly Another Day
Esta herramienta es un motor de búsqueda que tira de calendario para mostrarnos dónde y cuándo montar nuestro evento para que no coincida con festivos, grandes eventos, citas deportivas, ferias, huelgas o elecciones.
AllSeated
Es un software que nos ayuda a distribuir el espacio, permitiendo crear planos virtuales y así visualizar qué aspecto tendrá una sala de conferencias en función del número de mesas, sillas, decorados, escenarios,…
Trello
En esta herramienta podemos ver el estado de la organización de cada uno de nuestros proyectos de un vistazo. Está estructurada en diferentes tableros, pudiendo pertenecer cada uno a un evento. Muestra las tareas realizadas y pendientes de realizar de cada miembro del equipo, para que en todo momento podamos tener una visión general de cómo evoluciona el proyecto.
Summa CRM
Nos permite tener toda la información de nuestros clientes en un solo sitio. También gestionar las negociaciones con los clientes y monitorizar su estado. Con esta herramienta podremos tener una visión completa de toda la actividad de nuestra empresa.
Eventbrite
Plataforma para la gestión y venta de entradas online. Ofrece la opción de promocionar nuestro evento dentro de la plataforma para que llegue a más usuarios. Dispone de un panel de informes, dónde podemos rastrear el estado de nuestros eventos en tiempo real. Además también funciona como buscador de eventos para los usuarios. Éstos pueden realizar filtrados de eventos, según sus intereses.
Pro Party Planner
Es una de las herramientas para eventos más completas en la actualidad. Con ella puede gestionar tu sitio web, las invitaciones de tu evento y las redes sociales donde difundir tu mensaje, delegar tareas y actividades, asignar recordatorios, agendar con tus colaboradores incluso usando Facebook. Es una aplicación muy fácil de usar donde podrás elaborar eventos de diversos tipos.
EventGeek
Plataforma colaborativa para la gestión de principio a fin de eventos. Se pueden integrar herramientas como Eventbrite, Twitter o Salesforce para poder comparar el impacto del evento a través de estas fuentes y hacer una comparativa del ROI de cada evento.
Mailchimp
Con esta herramienta podemos gestionar el envío de mails y newsletters. Nos permite hacer envíos masivos sobre la base de datos de usuarios que tengamos y acceder a estadísticas que nos muestran la tasa de apertura, los clicks realizados, etc. Además se puede integrar con la página de Facebook de un evento o con un blog en WordPress.
Youtube Live
Esta herramienta permite retransmitir en directo una acción y llegar a la audiencia a tiempo real independientemente de si se quiere impartir una ponencia o conferencia, o realizar sesiones de preguntas y respuestas, interactuando a tiempo real con los espectadores.
Zoom
En caso de eventos virtuales, esta es una de las plataformas más completas y más utilizadas en la actualidad para realizar videollamadas y webinars. Permite agendar reuniones con clientes, colaboradores y compañeros, compartir pantalla, mensajería instantánea (chat), gestión de los diferentes participantes, fondo virtual, vinculación con tu calendario de trabajo, retransmisión en directo por Facebook Live y YouTube Live de forma simultánea.
Estas son algunas de las herramientas para eventos que todo organizador debe conocer para hacer de su evento un gran y exitoso acontecimiento. Ya no tienes excusas para usar la tecnología y tener una mejor organización.
