La tecnología se ha ido integrando cada vez más en el sector de la celebración de eventos, permitiendo el desarrollo de eventos diferentes a los tradicionales, como los 100% digitales y los híbridos. La línea que separa el mundo físico del virtual es cada vez más delgada, y se traduce en un sinfín de posibilidades para los organizadores de eventos.
¿Qué es un evento híbrido?
Los eventos híbridos son los que combinan el mundo físico con el mundo virtual, dando lugar así a eventos más interactivos y participativos. Gracias a la inclusión de la parte virtual en el evento presencial se obtiene un mayor alcance ya se puede contar con participantes de todas partes del mundo sin que tengan que desplazarse.
Así, los eventos híbridos se celebran presencialmente en distintas sedes físicas que están, a su vez, conectadas en streaming y ofreciendo a los asistentes una retransmisión en vivo que haga que se sienta como si estuviera disfrutando del mismo “en carne y hueso”. De esta manera, en los tiempos actuales con las limitaciones de aforo y el miedo de los asistentes a las masificaciones, organizar un evento híbrido es más que una buena idea.
Los elementos híbridos utilizan comúnmente herramientas como el videostreaming, networking, publicación, acceso y difusión de contenidos, retransmisión de las presentaciones y ponencias en vivo y foros de discusión en línea, ideales para la participación de ponentes y asistentes internacionales.
Ventajas de un evento híbrido
- Consigue una mayor asistencia. A muchas personas les puede resultar complicado la asistencia a un evento de forma presencial por falta de tiempo, debido al desplazamiento o a tener que solicitar días libres de trabajo.
- Permite reducir los costes relacionados con la asistencia al acto como billetes de avión, estancia de hoteles, restaurantes…
- Los organizadores transmiten a los participantes la impresión de que están a la vanguardia de las últimas novedades y tecnologías.* Son eventos más en consonancia con las nuevas generaciones acostumbradas a las tecnologías, lo que permite llegar a un nuevo público.
- Toda la información permanece de forma virtual. En un evento híbrido podemos contar con charlas, conferencias, talleres o prácticas de manera presencial, pero también online. Estos últimos permanecerán en el mundo virtual, lo que significa que podemos acceder a la información cuantas veces deseemos y durante un largo periodo de tiempo, algo que podrán hacer incluso quienes no hayan asistido al acto.
- Las personas a las que no les gusta el entorno virtual o no hacen demasiado uso de las nuevas tecnologías, pueden asistir también presencialmente.
- Permiten la posibilidad del contacto cara a cara, muy necesario por nuestra esencia de seres humanos y sociales que nos lleva a reunirnos y encontrarnos para negocios y vinculación comercial.
- Los eventos híbridos, por sus características, están ya enlazados de forma natural con las redes sociales. Permiten tener un feedback en tiempo real de los participantes, aportando información relevante que permite a los organizadores tomar decisiones estratégicas sobre el desarrollo del propio evento. Mayor facilidad para analizar el impacto del evento, y medir el alcance y la opinión de los asistentes
Además, en tiempos de COVID19, a estas ventajas se les suma:
- Cumplimiento del medidas de seguridad sin renunciar a un mayor alcance de audiencia
- Mayor facilidad para trasladar completamente el evento al ciberespacio en caso de nuevos confinamientos
Los expertos insisten en la importancia de no confundir el streaming (transmitir ponencias en directo) con lo que realmente significa desarrollar un evento híbrido. Transmitir una conferencia en directo no es lo mismo que organizar un evento híbrido. La razón es que, para que un evento sea considerado “híbrido” ha de aportar algo más tanto a los asistentes presenciales como a los virtuales: debe ofrecer contenidos más dinámicos, de gran calidad y brindar la opción de interactuar en todo momento a todos los usuarios remotos.
Como resultado, los asistentes virtuales deberán vivir la misma experiencia que quienes asisten físicamente a la reunión. La clave para conseguirlo radica en la creación de un contenido de calidad, capaz de involucrar a todo el público en todo momento.
En definitiva, los eventos híbridos son una alternativa más que aceptable en los tiempos actuales, ya que saben aprovechar las ventajas que ofrecen los eventos presenciales y los virtuales. Permite poder vivir una experiencia innovadora, a la vez que los gastos se reducen en gran medida.