Organizar un evento en tiempo de coronavirus ha tomado un nueva dimensión. La propagación de la enfermedad y sus drásticos efectos en la población, han obligado a tomar medidas y a transformar la forma habitual de trabajo. Es aconsejable, por el momento, no hacer grandes convocatorias que obliguen a la movilización de profesionales procedentes de distintas partes del mundo.
El confinamiento de la primavera del 2020 obligó a reorganizar eventos empresariales ya programados. La primera opción a considerar en esta situación es siempre aplazar el evento, y no cancelarlo. Para ello es conveniente llegar a acuerdos para no perder el esfuerzo de meses en planificación y producción. Teniendo en cuenta las circunstancias actuales, no hay que apresurarse a fijar la nueva fecha ya que es muy difícil prever en qué momento se podrá hacer una nueva convocatoria.
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En tiempos de coronavirus, ¿qué tipo de eventos nos encontraremos? Algunos expertos se han puesto de acuerdo y creen que así serán los eventos del futuro:
- Eventos más cortos. Se concentrarán al máximo las sesiones para evitar contactos innecesarios.
- Eventos más breves. Basados en charlas o experiencias píldora con mensajes concisos y claros que combinen la emoción con la razón.
- Eventos menos numerosos. Se limitará al máximo el tamaño de los eventos, y se convocarán a las personas que sean realmente imprescindibles.
- Eventos online o telemáticos. El resto de profesionales se conectarán con el evento a través de videoconferencia, evitándose al máximo el cara a cara. De este modo se evitará una afluencia exagerada de personas en un mismo lugar o recinto. Para organizar tu evento online, tendrás que decidir qué formato digital puede funcionar mejor para tu evento. Por ejemplo, si hay contenido o diapositivas que quieras compartir con los asistentes, puedes planear un webinar, y si se trata de un evento con más público, tienes la opción de retransmitir un vídeo en directo.
Consejos a seguir para organizar un evento en tiempo de coronavirus
Si vas a organizar un evento en los próximos meses, te ofrecemos una serie de consejos a tener en cuenta:
- Seguir las normativas. Haz un seguimiento de las recomendaciones que ofrecen las principales instituciones y adopta las medidas indicadas por la OMS para garantizar al máximo tu bienestar, el de tu equipo y el de los asistentes, y que tu evento sea todo un éxito.
- Extremar las precauciónes. Las condiciones de higiene de los locales es fundamental. Puedes incluir recomendaciones como que los asistentes eviten saludarse estrechándose las manos (o que se limiten a sonreír y saludarse con gestos), que permanezcan en casa si no se encuentran bien y que se laven las manos con frecuencia (durante al menos 20 segundos). Aprovecha también para incentivarlos a que usen desinfectante de manos a menudo. Exige el uso de mascarillas a todos los empleados. Las mascarillas son particularmente importantes en los momentos en los que se dificulta el distanciamiento físico (por ejemplo, al movilizarse entre multitudes o entre el público). Proporciona a todo el personal una correcta formación.
- Revisar las dinámicas. En muchas ocasiones, en los eventos corporativos se utilizaban dinámicas de trabajo para romper el hielo que ahora resultan desaconsejadas. Cuanto mayor sea el distanciamiento social, mejor.
- Rechazar aglomeraciones. Busca locales adecuados al número de personas que vas a reunir, de tal forma que se pueda mantener la distancia de seguridad para evitar contagios, tanto de Coronavirus como de otros posibles virus.
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En Fosbury Café hemos adoptado todas las medidas necesarias para cumplir con las normativas sanitarias de prevención e higiene, con el fin de garantizar la seguridad de todos nuestros clientes y empleados. Además, la amplia superficie de Fosbury Café y su gran mayoría de espacios al aire libre, hacen más fácil el distanciamiento social y más improbable el riesgo de contagio entre los asistentes a un evento.