¿Quieres organizar tu evento con éxito? Los eventos son una herramienta esencial para marcar la diferencia. Gracias a ellos podrás potenciar tu imagen, cohesionar a tu equipo e incluso captar a nuevos clientes. Sin embargo, puede parecer una misión difícil y abrumadora si no se cuenta con una planificación ordenada del evento. Te damos algunas claves para conseguirlo.
Lo primero que debes saber es que existen tres etapas diferenciadas en la configuración de tu evento:
- El antes: Nos referimos a tener bajo control el objetivo que quieres conseguir, la organización de los invitados (ya sean clientes o trabajadores internos), la previa promoción en las redes sociales… Identificar a tu público objetivo te ayudará a decidir sobre qué tipo de evento debes organizar, qué mensaje debes transmitir y cuál será la fecha del evento más adecuada para llevarlo a cabo. La meta planteada estará bien fijada cuando podamos responder cinco preguntas: qué?, cuándo?, donde?, para qué? y cómo?
- El durante: Debes tener en cuenta el seguimiento de la fiesta o banquete, asegurarte de que todo el mundo se siente cómodo y está disfrutando del evento. Asegúrate se haber escogido el espacio ideal antes de celebrar el evento: que tenga posibilidad de proyectar elementos audiovisuales, Wi-Fi, catering, etc.
- El después: Es muy importante no olvidarlo, ya que los resultados y las opiniones de los asistentes te ayudarán a saber si has sacado provecho de la celebración. Sobre todo, podrás identificar en qué debes mejorar y cuáles han sido tus aciertos.
Eventos con éxito. Cinco consejos que debes tener en cuenta
- Una buena idea es tener toda la estructura de tu evento controlada. Para ello, una herramienta eficaz es la elaboración de un briefing, un documento donde se plasma el planteamiento estratégico para cumplir las metas fijadas.
- Innovación y creatividad: Son los pilares en los que debes confiar para superar a la competencia y que tu evento sea inolvidable. Tus clientes ya habrán asistido a docenas de conferencias y eventos y debes procurar que el tuyo tenga ese elemento diferenciador. Para conseguir que esto suceda debes indagar en los intereses de los asistentes y así, conseguir crear una sesión personalizada que realmente genere un impacto.
- Si tienes poca experiencia en planificación de eventos, infórmate y encuentra colaboradores que te pueda aconsejar más exhaustivamente. La mejor idea es buscar un lugar que pueda ofrecer las facilidades para que tu evento sea realizable y memorable: un espacio iluminado, amplio, con un entorno agradable, con un equipo de profesionales a tu medida… En Fosbury Cafe nuestro equipo humano es el recurso más importante para lograr el máximo grado de satisfacción de nuestros clientes. Apuesta por nosotros para celebrar tus eventos con éxito
- El portal eventplanners te recomienda incluir iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: “a pesar del esfuerzo adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas”, apunta la web. Como probablemente sabrás, hoy en día la imagen que proyectas lo es todo, y estos pequeños granos de arena generan grandes montañas en nuestra reputación de marca.
- Asegúrate de que se lance un sitio web atractivo, informativo y actualizado sobre el evento, adaptable a todo tipo de plataformas: ya sea para ordenadores, móviles o tablets. Internet es la herramienta de marketing más poderosa que existe actualmente y no puedes desaprovecharla. Involucra también tus redes sociales: crear Stories en Instagram que generen expectación, conseguir ser Trending Tópic en Twitter, buscar un buen hashtag, hacer sorteos a través de Facebook, grabar streamings durante el evento, pedir apoyo a influencers o negociar un presupuesto para que te publiciten en sus blogs… Existe todo un mundo de posiblidades.
¿Qué cinco cosas no debo hacer en mi evento?
No cometer errores es clave en la celebración de un evento. No olvides por tanto seguir las siguientes pautas:
- No olvides informarte de las necesidades alimentarias de los asistentes: alergias, intolerancias, personas vegetarianas o que por motivos religiosos no toman según qué alimento…
- No dependas de voluntarios o integrantes de tu propia empresa para las necesidades de personal de tu evento. Es muy importante contar con un equipo de profesionales.
- No improvises en el gran día, debes evitar sorpresas innecesarias. Siempre hemos oído eso de que “los planes improvisados siempre son los mejores”. En este caso, esto no sucede. No se trata de quedar entre amigos, sino de coordinar una celebración en la que participarán un elevado numero de personas. Hay que tener en cuenta las necesidades de personal, posibles actividades, catering…
- No cargues con mucho material impreso. En la era actual, un buen recurso en estos casos es el de contratar a un fotógrafo y subir a tus redes sociales las instantáneas que vayas realizando a lo largo del evento. Después, puedes poner de pie de foto los datos que pueden ser de interés a tu público.
- No le quites importancia al nombre de tu evento: realiza un brainstorming para elaborar una lista de nombres. Piensa en qué quieres transmitir y diseña un logo que sea fácilmente reconocible.
No olvides seguir estos pequeños consejos si te propones celebrar eventos con éxito. De esta forma, te asegurarás la organización de una jornada inolvidable. En Fosbury Café estaremos encantados de ayudarte, así que no dudes en llamarnos.