Para empezar, ¿qué significa el término coffee break? Se entiende por coffee break aquellos descansos que se realizan en el trabajo para desconectar unos minutos, después de un determinado tiempo de reuniones.
Traducido al español, el coffee break para empresas no deja de ser una pausa para el café. Es un descanso que siempre se agradece en encuentros que duran varias horas.
Esta costumbre, por así decirlo, está implantada desde hace varios años, pero con el tiempo ha ido evolucionando. Todo comenzó con la llegada de las máquinas de café a las empresas, ahí empezaron a surgir los primeros descansos para tomar café. Y como siempre, nos gusta conservar las buenas costumbres.
Hoy en día ya no se trata de un simple receso para tomar café en el trabajo, sino de los descansos de reuniones, seminarios, cursos o congresos en dónde se ofrecen distintas bebidas calientes y frías, así como tentempiés y bocados dulces y salados.
Estos son los factores que debes tomar en cuenta en la organización del coffee break:
Tipo de público: ¿Cuál es el perfil de los asistentes a tu evento? Dependiendo de los datos demográficos, se puede determinar el tipo de tentempiés y bebidas que se servirá. Si los invitados vienen de otra zona geográfica una idea para hacerles sentir como en casa, es montar un coffee break temático con productos típicos de su zona.
Duración del descanso: Este será acorde con el tiempo estimado para el evento. Un descanso es una oportunidad para relajarse, reponer energía, conocerse entre sí, etc.
Definir el espacio: Se tiene que analizar bien el espacio y definir el área que será destinada para el coffee break. Si hay suficiente lugar en una mesa, colocar el menaje como vasos, cubertería, servilletas, platos, etc. En otra los tentempiés y, a un extremo las bebidas.
Deben servirse productos de alta calidad y con una buena presentación. El servicio también debe ser acorde a la situación, ya que debe ceñirse al horario establecido. Por eso, es importante tener suficientes mesas o personal para servir.
Decoración: Es importante conseguir una decoración atractiva en las mesas. La presentación de cada tentempié, la manera en que se disponen, las bandejas… todo es importante para que los asistentes al evento se lleven una buena impresión, y cada detalle cuenta.
Personalizar cada elemento: El coffee break no tiene por qué ser ajeno al evento. Al contrario, debe ir en armonía con la imagen de este. Si es una reunión corporativa, por ejemplo, la imagen de la organización se puede incluir en cada elemento del coffee break. Las servilletas, los vasos, los sobres de endulzantes, etc. podrían llevar el logo de la organización. De igual manera el mantel y otros detalles podrían ser de los colores corporativos.
Innovar con el mobiliario: en este tipo de eventos rápidos las personas no suelen sentarse en mesas tradicionales. Por lo que, lo mejor es disponer de varias mesas altas. Y, si cuentas con un espacio aparte puedes dotarlo de sofás o puffs para que los asistentes se relajen en ese corto receso y aprovechen para hacer networking.
Menú: Por supuesto, en un coffee break la bebida imprescindible es el café, sin olvidar el agua para hidratar y los zumos. Además, deben incluirse otras bebidas que pueden tomarse tanto frías como calientes, tales como el té, infusiones y leche.
En relación a los aperitivos, se servirían ensaladas de frutas frescas, mini sándwiches, mini hamburguesas, bollería, panes, petit fours dulces y salados, frutos secos, cereales y yogurt.
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