Información post evento: la aliada para seguir mejorando.

por colaborador blog fosbury
post-evento

Aunque muchas veces creemos que el evento acaba en el momento en que los invitados se marchan, la realidad es que realizar una gestión del post-evento o post producción es una tarea tan importante como la planificación y coordinación previa del mismo, y lamentablemente en ocasiones se descuida.

​COMPARTIR RESULTADOS​

​El primer paso es compartir los resultados, ​difundiendo lo más interesante de nuestro acontecimiento. La idea es generar engagement con nuestro público y atraer la atención de posibles nuevos clientes.

Recoge, crea y publica todo el material audiovisual, información y datos específicos que consideres relevante (número de asistentes, actividades, invitados especiales, patrocinadores). Utiliza todos los canales y herramientas que hayas creado para el evento.

Debemos informar de todo lo destacable sucedido durante nuestro evento, creando contenido de calidad que haremos llegar tanto a los asistentes como a otros usuarios. Es importante que el contenido de ​ese material sea acorde a quién va dirigido, evitando un resumen demasiado genérico.

Para las comunicaciones a través del correo electrónico, no olvides dirigirte siempre de forma personalizada a invitados, patrocinadores, colaboradores y por supuesto a los medios de comunicación.

​ANÁLISIS Y CONCLUSIONES​ EN EL POST-EVENTO

El ​segundo paso del ​post evento​ es el de analizar​ los resultados y los logros obtenidos. Esta monitorización debería durar alrededor de una semana tras la finalización del evento.

A nivel interno, es imprescindible ser autocrítico y poder evaluar la calidad y profesionalidad durante ​el ​evento. Compartir e intercambiar opiniones con el resto del equipo, colaboradores y proveedores para analizar las fortalezas y debilidades durante toda la organización.

​Conocer el feedback por parte del cliente​ nos ayudará también a analizar los resultados​.​ ​Nos trasladará sus comentarios sobre la impresión general del evento, la restauración, o la opinión de los asistentes con los que está en contacto.

​Al igual que el plan de negocios, un informe breve ​post evento ​​será un documento muy útil.​ ​Servirá como un registro único y claro del evento y sus resultados. Te referirá a él una y otra vez cuando planifiques eventos futuros, por lo que debe incluir toda la información relevante, como:

  • Recordatorio general del tipo de evento, programa, fechas, ubicación, ​número de asistentes​…​
  • Declaración general sobre el éxito del evento​.​
  • Revisión del plan de negocios, sus objetivos y acciones: ¿se lograron?​.​
  • Quién participó en la planificación y las operaciones del evento y cuáles fueron sus funciones, incluida la información sobre el grupo directivo y los subgrupos​.​
  • Recordatorio de los aspectos de producción, salud y seguridad​.​
  • Análisis detallado de la efectividad del marketing y las comunicaciones, incluido un recordatorio de las herramientas de marketing empleadas, la actividad de los medios de comunicación, prensa, audiencia, la investigación de mercado, las fortalezas y debilidades de la campaña, etc.
  • Análisis de la recaudación de fondos comparados con su plan de ingresos inicial​.​
  • Presupuesto final ​con ingresos y gastos​.​
  • Recomendaciones para cada área cubierta por el informe detallado​.​
  • ​Conclusión.

No es aconsejable realizar un mismo documento para todos. Debemos hacer un material personalizado y acorde a la participación concreta de cada colaborador. Además, podemos aprovechar este momento para incluir una pequeña carta de agradecimiento por su participación

Es necesario identificar nuestros puntos fuertes y débiles en cada evento, para mejorarlos y para eliminar o reducir el margen de error que hayamos podido tener en cada ocasión. Como todos, nuestros clientes agradecen que tengamos en cuenta su opinión y valoremos su satisfacción.

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