Aunque muchas veces creemos que el evento acaba en el momento en que los invitados se marchan, la realidad es que realizar una gestión del post-evento o post producción es una tarea tan importante como la planificación y coordinación previa del mismo, y lamentablemente en ocasiones se descuida.
COMPARTIR RESULTADOS
El primer paso es compartir los resultados, difundiendo lo más interesante de nuestro acontecimiento. La idea es generar engagement con nuestro público y atraer la atención de posibles nuevos clientes.
Recoge, crea y publica todo el material audiovisual, información y datos específicos que consideres relevante (número de asistentes, actividades, invitados especiales, patrocinadores). Utiliza todos los canales y herramientas que hayas creado para el evento.
Debemos informar de todo lo destacable sucedido durante nuestro evento, creando contenido de calidad que haremos llegar tanto a los asistentes como a otros usuarios. Es importante que el contenido de ese material sea acorde a quién va dirigido, evitando un resumen demasiado genérico.
Para las comunicaciones a través del correo electrónico, no olvides dirigirte siempre de forma personalizada a invitados, patrocinadores, colaboradores y por supuesto a los medios de comunicación.
ANÁLISIS Y CONCLUSIONES EN EL POST-EVENTO
El segundo paso del post evento es el de analizar los resultados y los logros obtenidos. Esta monitorización debería durar alrededor de una semana tras la finalización del evento.
A nivel interno, es imprescindible ser autocrítico y poder evaluar la calidad y profesionalidad durante el evento. Compartir e intercambiar opiniones con el resto del equipo, colaboradores y proveedores para analizar las fortalezas y debilidades durante toda la organización.
Conocer el feedback por parte del cliente nos ayudará también a analizar los resultados. Nos trasladará sus comentarios sobre la impresión general del evento, la restauración, o la opinión de los asistentes con los que está en contacto.
Al igual que el plan de negocios, un informe breve post evento será un documento muy útil. Servirá como un registro único y claro del evento y sus resultados. Te referirá a él una y otra vez cuando planifiques eventos futuros, por lo que debe incluir toda la información relevante, como:
- Recordatorio general del tipo de evento, programa, fechas, ubicación, número de asistentes…
- Declaración general sobre el éxito del evento.
- Revisión del plan de negocios, sus objetivos y acciones: ¿se lograron?.
- Quién participó en la planificación y las operaciones del evento y cuáles fueron sus funciones, incluida la información sobre el grupo directivo y los subgrupos.
- Recordatorio de los aspectos de producción, salud y seguridad.
- Análisis detallado de la efectividad del marketing y las comunicaciones, incluido un recordatorio de las herramientas de marketing empleadas, la actividad de los medios de comunicación, prensa, audiencia, la investigación de mercado, las fortalezas y debilidades de la campaña, etc.
- Análisis de la recaudación de fondos comparados con su plan de ingresos inicial.
- Presupuesto final con ingresos y gastos.
- Recomendaciones para cada área cubierta por el informe detallado.
- Conclusión.
No es aconsejable realizar un mismo documento para todos. Debemos hacer un material personalizado y acorde a la participación concreta de cada colaborador. Además, podemos aprovechar este momento para incluir una pequeña carta de agradecimiento por su participación
Es necesario identificar nuestros puntos fuertes y débiles en cada evento, para mejorarlos y para eliminar o reducir el margen de error que hayamos podido tener en cada ocasión. Como todos, nuestros clientes agradecen que tengamos en cuenta su opinión y valoremos su satisfacción.