Encontrar el espacio perfecto para organizar un evento, no es solo cuestión de aforo y presupuesto… va mucho más allá. Para ayudarte en tu elección, te mostramos algunas de las claves más importantes:
- Definir objetivo y establecer necesidades. El primer paso es identificar bien cuál es el objetivo del evento, y a partir de ahí empezar a buscar el espacio que más se adapte y encaje con el evento. No es lo mismo un evento corporativo que una boda, un lanzamiento de marca, un congreso o una convención. Cada uno de ellos tiene características particulares y necesidades distintas, así que es conveniente hacer un listado de las mismas.
- Establecer presupuesto. El presupuesto es muy importante en la organización de un evento, y de las primeras tareas que se deben dejar claras desde un principio. Hay que definir el presupuesto total del que se dispone para el evento y dividirlo en partidas, de esta forma será muy sencillo ajustarse a él.
- Fijar aforo y tipo de invitados. Es imprescindible conocer la capacidad y el aforo del lugar, sobre todo por temas relacionados con la seguridad. Elegir un espacio que se ajuste al número de asistentes suena fácil. Sin embargo, no pocas veces se organizan eventos en grandes espacios para un grupo reducido de invitados. Otras veces, en cambio, por limitaciones de las salas, se ajusta en exceso el número de invitados al aforo del espacio, sin tener en cuenta que podemos tener confirmaciones de asistencia de última hora. Por esta razón, lo ideal a la hora de elegir espacios para tu evento es que sean flexibles, diáfanos, dinámicos, versátiles, y que te permitan adaptarte al número final de asistentes. En este sentido, Fosbury Café dispone de 750 m2 abiertos al público para celebrar todo tipo de eventos, con varios salones diáfanos y con luz natural, configurables en función de las necesidades de los clientes. Para cada experiencia que busca el cliente, dispone del salón de celebraciones ideal.
- Tener en cuenta la fecha del evento. El espacio escogido no será igual en invierno que en verano, ni si es un evento de mañana o de tarde, y por supuesto si es al aire libre o en un salón interior. En cada una de las situaciones se debe tener en cuenta el factor climatológico. Por eso, en caso de que la primera opción sea organizarlo al aire libre, habrá que contar siempre con una alternativa. Si la primera opción es organizar el evento al aire libre, tener a tu disposición un amplio espacio exterior para celebrar tu evento, rodeado de un maravilloso entorno natural, es clave para disfrutar de una celebración única. Y este es el caso de la maravillosa terraza con vistas al mar de Fosbury Café, perfecta para cualquier tipo de evento. Sin embargo, hay que contar con una alternativa por si la climatología nos falla. En este caso, la pérgola de Fosbury Café constituye la solución perfecta para crear una área protegida y resguardada de las inclemencias del tiempo, ya que se encuentra protegida con coberturas para exteriores. En este espacio podrás disfrutar de tu evento en cualquier época del año con garantías de éxito.
- Ubicación. La ubicación del espacio es muy importante, y varía según el tipo de evento. Esto dependerá, en gran medida, del lugar de procedencia de los invitados al evento ya que, si vienen desde otros países, será importante elegir un lugar bien conectado con el aeropuerto. El sitio elegido debe estar bien comunicado y disponer de acceso rápido y fácil. La ubicación única y privilegiada de Fosbury Café en la playa de Castelldefels, a orillas del Mar Mediterráneo, es ideal para la celebración de un evento. Su localización, a solo 15 minutos de Barcelona y 5 minutos del aeropuerto, permite huir del estrés y agitación de la gran ciudad y, al mismo tiempo, estar lo bastante cerca para una rápida comunicación. Fosbury Café es, en definitiva, un espacio tranquilo, privado y armonioso, perfecto para desconectar de la rutina diaria y hacer que los invitados se vean inmersos en la experiencia del evento.
- Catering. Uno de los factores fundamentales para que el evento sea todo un éxito es el catering. Por ello, se debe optar por un espacio donde nos asesoren y ofrezcan un servicio personalizado, dependiendo de la temática del evento o la experiencia gastronómica que queremos que disfruten nuestros invitados. En Fosbury Café, los formatos del catering están sujetos a diversos factores adaptados al tipo de evento. En el caso de reuniones de empresa en las que se dispone de poco tiempo para comer, el servicio de catering ha de ser rápido, tipo cóctel o en formato finger food. Sin embargo, si hablamos de grandes cenas de gala, eventos de presentación de producto o entregas de premios, entre otros, el catering adquiere unas características más formales. En cualquier caso, el equipo de profesionales de Fosbury Café se encargará de cuidar hasta el más mínimo detalle para que la celebración y el servicio del catering sea especial para los los presentes.
- Seguridad. Es imprescindible comprobar y exigir que el espacio o local cumpla con la normativa de seguridad vigente y disponga de todos los seguros necesarios y en regla, tales como responsabilidad civil, incendio, robo, etc.
- Estilo y capacidad de personalización. El espacio elegido debe ser fiel al estilo del evento y a lo que se quiera transmitir. Un punto importante también es la capacidad de personalización que nos permite el espacio, para darle el toque corporativo necesario.
- Confianza. Es importante conocer la gestión del espacio con antelación. El propio espacio forma parte de la imagen del evento, y por lo tanto de la empresa, por lo que contratar a un equipo profesional es fundamental. Fosbury Café es una empresa en Barcelona especializada en la organización de eventos, y cuenta con una ubicación destacada, un estilo sólido y elegante, espacios adecuados y correctamente equipados, una gastronomía sorprendente y de calidad y un gran equipo de profesionales dispuesto a garantizar que sus invitados disfruten de una experiencia exclusiva, especial y diferente.
Esperamos que con estas claves encuentres el lugar perfecto para que tu evento sea todo un éxito. No dudes en contactar con nosotros para ayudarte a celebrar tu evento corporativo con éxito.