Lamentablemente, hay ocasiones en las cuales no podemos llevar a cabo la celebración de un evento y hay que buscar alternativas que satisfagan a todas las partes implicadas. Cuando se da este caso, las empresas organizadoras de eventos deben poner en marcha su creatividad para ofrecer alternativas. ¿Cuáles pueden ser?
1. Posponer el evento.
Ante la duda de cancelar o aplazar la fecha de celebración, siempre tenemos que intentar, en la medida de lo posible, posponer el evento en lugar de cancelarlo, ya que hay muchas partes interesadas. Y aunque sea más laboriosa la reprogramación, siempre dejará a un mayor porcentaje de los implicados satisfechos. ¿Qué debemos hacer para posponer un evento?
- Buscar una fecha y localización adecuadas. Debemos analizar bien esta opción para elegir de manera acertada, a través de un estudio o un sondeo entre los asistentes.
- Tono conciliador. La comprensión y el tono conciliador en las conversaciones entre las partes son muy importantes para entender lo que supone la reprogramación de un evento. Siempre debe prevalecer la mejor solución para todos.
- Informar por privado primero a las partes implicadas. Para amortiguar el impacto de la noticia que supone posponer un evento, es importante informar de forma privada a las principales partes implicadas: organizadores, proveedores, etc. También incluso a los asistentes al evento de forma personal antes de lanzar ningún comunicado oficial.
- Asesoramiento legal. Antes de optar por la reprogramación del evento, deberemos asesorarnos muy bien de qué derechos tiene cada una de las partes y cómo puede repercutirnos en términos legales el aplazamiento del evento. Esto nos hará prepararnos bien ante posibles futuras demandas, o simplemente, nos puede hacer cambiar de idea y optar por la cancelación en lugar de por posponer el evento, algo que deberíamos dejar como última opción.
- Capacidad de transporte y almacenaje. Antes de reprogramar el evento deberemos tener preparado todo lo referente al transporte y almacenaje de los elementos que lo componen. Debemos agilizar este tema y estar preparados para todas las fechas claves de cara a la posposición del evento.
2. Uso de la tecnología.
La tecnología es la opción que más alternativas puede proporcionar para evitar la cancelación de un evento. Se pueden realizar, por ejemplo, las siguientes acciones:
- Realización de un webinar. Un webinar hace referencia a un curso, taller, charla, conferencia, seminario, o cualquier actividad similar, a través de Internet en un formato de vídeo. La red nos brinda muchas oportunidades y una de ellas es la posibilidad de la formación online. Esta herramienta, caracterizada por el feedback continuo, es bastante habitual en la actualidad y se ha convertido en una tendencia en muchos sectores.
- Se trata, por tanto, de un contenido digital en vídeo, y que se dan en directo, en una fecha y horario específico. Normalmente la persona que da la conferencia interactúa con los usuarios, que pueden comentar o preguntar cualquier cosa que se les ocurra en relación al discurso del conferenciante.
- Retransmisión en Streaming. Actualmente las conferencias y congresos se suelen retransmitir en directo para que tengan una mayor repercusión y puedan asistir aquellas personas que tienen algún obstáculo. Es importante que la tecnología que se utiliza para el streaming sea de primera calidad para que el audio y el vídeo proporcionen una buena experiencia a los asistentes online. De esta manera, el evento se puede retransmitir a cualquier lugar en el que haya conexión a internet.
El sector de los eventos es, dadas sus características intrínsecas, un sector colaborativo, y siempre se puede negociar y se puede acordar una distribución de los costes o de los perjuicios que ha ocasionado la cancelación de un evento en las partes. De hecho, en la actualidad se están viendo muchos acuerdos efectuados para trasladar la celebración a próximos meses.
Si conseguimos posponer eventos con éxito será una gran noticia para todas y cada una de las partes afectadas. Aunque claro está, que deberemos de asumir en algunos casos las devoluciones que sean solicitadas por parte de las personas o empresas que no quieran o no puedan participar de dicha reprogramación.
Estudiar estas pérdidas y encontrar nuevas vías de financiación o de captación de proveedores y promotores será fundamental para que el evento, a parte de poder llevarse a cabo, sea rentable para los organizadores.