Evento cancelado. ¿Qué debo hacer?

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¿Se ha cancelado un evento de empresa? Antes de anunciarlo, revisa las opciones: aplazar, adaptar el formato o cancelar definitivamente. Después confirma las condiciones con los proveedores y comunica los pasos a los asistentes. Esta guía reúne las decisiones principales y contextualiza las referencias históricas de 2022.

1. Posponer el evento. 

Ante la duda de cancelar o aplazar la fecha de celebración, siempre tenemos que intentar, en la medida de lo posible, posponer el evento en lugar de cancelarlo, ya que hay muchas partes interesadas. Y aunque sea más laboriosa la reprogramación, siempre dejará a un mayor porcentaje de los implicados satisfechos. ¿Qué debemos hacer para posponer un evento?

• Buscar una fecha y localización adecuadas. Debemos analizar bien esta opción para elegir de manera acertada, a través de un estudio o un sondeo entre los asistentes.
• Tono conciliador. La comprensión y el tono conciliador en las conversaciones entre las partes son muy importantes para entender lo que supone la reprogramación de un evento. Siempre debe prevalecer la mejor solución para todos.
• Informar por privado primero a las partes implicadas. Para amortiguar el impacto de la noticia que supone posponer un evento, es importante informar de forma privada a las principales partes implicadas: organizadores, proveedores, etc. También incluso a los asistentes al evento de forma personal antes de lanzar ningún comunicado oficial. 
• Asesoramiento legal. Antes de optar por la reprogramación del evento, deberemos asesorarnos muy bien de qué derechos tiene cada una de las partes y cómo puede repercutirnos en términos legales el aplazamiento del evento. Esto nos hará prepararnos bien ante posibles futuras demandas, o simplemente, nos puede hacer cambiar de idea y optar por la cancelación en lugar de por posponer el evento, algo que deberíamos dejar como última opción.
• Capacidad de transporte y almacenaje. Antes de reprogramar el evento deberemos tener preparado todo lo referente al transporte y almacenaje de los elementos que lo componen. Debemos agilizar este tema y estar preparados para todas las fechas claves de cara a la posposición del evento. 

2. Uso de la tecnología.

La tecnología es la opción que más alternativas puede proporcionar para evitar la cancelación de un evento. Se pueden realizar, por ejemplo, las siguientes acciones:

• Realización de un webinar. Un webinar hace referencia a un curso, taller, charla, conferencia, seminario, o cualquier actividad similar, a través de Internet en un formato de vídeo. La red nos brinda muchas oportunidades y una de ellas es la posibilidad de la formación online. Esta herramienta, caracterizada por el feedback continuo, es bastante habitual en la actualidad y se ha convertido en una tendencia en muchos sectores. 
• Se trata, por tanto, de un contenido digital en vídeo, y que se dan en directo, en una fecha y horario específico. Normalmente la persona que da la conferencia interactúa con los usuarios, que pueden comentar o preguntar cualquier cosa que se les ocurra en relación al discurso del conferenciante.
• Retransmisión en Streaming. Actualmente las conferencias y congresos se suelen retransmitir en directo para que tengan una mayor repercusión y puedan asistir aquellas personas que tienen algún obstáculo. Es importante que la tecnología que se utiliza para el streaming sea de primera calidad para que el audio y el vídeo proporcionen una buena experiencia a los asistentes online. De esta manera, el evento se puede retransmitir a cualquier lugar en el que haya conexión a internet.

El sector de los eventos es, dadas sus características intrínsecas, un sector colaborativo, y siempre se puede negociar y se puede acordar una distribución de los costes o de los perjuicios que ha ocasionado la cancelación de un evento en las partes. De hecho, en la actualidad se están viendo muchos acuerdos efectuados para trasladar la celebración a próximos meses.

Si conseguimos posponer eventos con éxito será una gran noticia para todas y cada una de las partes afectadas. Aunque claro está, que deberemos de asumir en algunos casos las devoluciones que sean solicitadas por parte de las personas o empresas que no quieran o no puedan participar de dicha reprogramación.

¿Cancelar, aplazar o cambiar el formato?

Antes de decidir, identifica qué impide celebrar el evento: meteorología, problemas técnicos, disponibilidad de un proveedor o una circunstancia que afecta a los participantes. La causa determinará qué alternativas son viables.

El aplazamiento conserva el proyecto, pero exige revisar las fechas, el presupuesto y los acuerdos con terceros. Si el objetivo principal no puede cumplirse más adelante, quizá resulte más razonable cancelar o rediseñar la convocatoria.

También puedes mantener una parte del programa en línea. Esta opción solo tiene sentido cuando las actividades se adaptan bien al formato digital. Un encuentro pensado para la conversación informal no siempre funciona igual en una pantalla.

Primeras decisiones cuando se suspende el encuentro

Designa una persona que coordine la información y centralice las decisiones. Después prepara una lista de asistentes, proveedores, ponentes y colaboradores que necesitan conocer el cambio.

Comprueba los contratos antes de comunicar condiciones de devolución o nuevas fechas. Las obligaciones dependen de lo acordado y de las circunstancias concretas. Ante dudas legales, conviene contar con asesoramiento profesional.

Documenta por escrito las decisiones importantes. Incluye la causa, las alternativas estudiadas, los costes previstos y las tareas pendientes. Este registro evitará mensajes contradictorios.

Cómo comunicar una cancelación con claridad

Primero informa a los equipos y proveedores directamente implicados. Después comunica la decisión a los asistentes por los canales empleados para la inscripción.

El mensaje debe explicar qué ha cambiado, a quién afecta y cuál será el siguiente paso. Si todavía no existe una nueva fecha, es preferible decirlo con claridad y fijar cuándo habrá más información.

Evita prometer plazos o compensaciones sin confirmarlos. Facilita un canal de contacto y responde de forma coherente a las consultas que se repiten.

Revisar costes, anticipos y compromisos

Prepara una relación de pagos realizados, servicios contratados y costes recuperables. Separa los importes confirmados de aquellos que requieren negociación.

Si hay posibilidad de aplazar, consulta con cada proveedor qué condiciones pueden mantenerse. Revisar el calendario, las reservas y las necesidades técnicas puede ayudar a reducir pérdidas.

Para el próximo evento, incorpora un pequeño plan de contingencia al briefing corporativo. Es más sencillo acordar alternativas antes de necesitar aplicarlas.

Qué hacer después de resolver la incidencia

Una vez informado el público, revisa qué factores podían haberse previsto. No todas las cancelaciones son evitables, pero muchas incidencias ayudan a mejorar la planificación.

Anota qué decisiones funcionaron, cómo se comunicaron y qué dificultades encontraron los asistentes. Utiliza esa información para actualizar contactos, contratos y protocolos internos.

Este artículo se publicó originalmente en 2022. Algunas referencias del texto inicial responden a aquel contexto histórico; cualquier decisión actual debe basarse en los contratos y condiciones vigentes.

Preguntas frecuentes

¿Qué hacer primero si se cancela un evento?

Confirma la causa, revisa compromisos y decide quién coordinará la comunicación.

¿Es mejor cancelar o aplazar?

Depende del motivo y de las opciones reales de calendario, presupuesto y contratos.

¿A quién se comunica antes el cambio?

Conviene coordinar primero con el equipo y los proveedores implicados y después informar a los asistentes.

¿Se deben devolver los importes pagados?

Las obligaciones dependen de las condiciones acordadas y de la normativa aplicable. Si existen dudas, pide asesoramiento.

¿Se puede convertir un evento presencial en virtual?

Sí, si el programa y los objetivos se adaptan al formato digital. No todas las actividades funcionan igual.

¿Cómo preparar un plan alternativo?

Define responsables, canales de aviso, proveedores críticos y criterios para modificar el formato.

Estudiar estas pérdidas y encontrar nuevas vías de financiación o de captación de proveedores y promotores será fundamental para que el evento, a parte de poder llevarse a cabo, sea rentable para los organizadores.