Organizar un evento en tiempo de coronavirus ha tomado un nueva dimensión. La propagación de la enfermedad y sus drásticos efectos en la población, han obligado a tomar medidas y a transformar la forma habitual de trabajo. Es aconsejable, por el momento, no hacer grandes convocatorias que obliguen a la movilización de profesionales procedentes de distintas partes del mundo.
El confinamiento de la primavera del 2020 obligó a reorganizar eventos empresariales ya programados. La primera opción a considerar en esta situación es siempre aplazar el evento, y no cancelarlo. Para ello es conveniente llegar a acuerdos para no perder el esfuerzo de meses en planificación y producción. Teniendo en cuenta las circunstancias actuales, no hay que apresurarse a fijar la nueva fecha ya que es muy difícil prever en qué momento se podrá hacer una nueva convocatoria.
En tiempos de coronavirus, ¿qué tipo de eventos nos encontraremos? Algunos expertos se han puesto de acuerdo y creen que así serán los eventos del futuro:
- Eventos más cortos. Se concentrarán al máximo las sesiones para evitar contactos innecesarios.
- Eventos más breves. Basados en charlas o experiencias píldora con mensajes concisos y claros que combinen la emoción con la razón.
- Eventos menos numerosos. Se limitará al máximo el tamaño de los eventos, y se convocarán a las personas que sean realmente imprescindibles.
- Eventos online o telemáticos. El resto de profesionales se conectarán con el evento a través de videoconferencia, evitándose al máximo el cara a cara. De este modo se evitará una afluencia exagerada de personas en un mismo lugar o recinto. Para organizar tu evento online, tendrás que decidir qué formato digital puede funcionar mejor para tu evento. Por ejemplo, si hay contenido o diapositivas que quieras compartir con los asistentes, puedes planear un webinar, y si se trata de un evento con más público, tienes la opción de retransmitir un vídeo en directo.
Consejos a seguir para organizar un evento en tiempo de coronavirus
Si vas a organizar un evento en los próximos meses, te ofrecemos una serie de consejos a tener en cuenta:
- Seguir las normativas. Haz un seguimiento de las recomendaciones que ofrecen las principales instituciones y adopta las medidas indicadas por la OMS para garantizar al máximo tu bienestar, el de tu equipo y el de los asistentes, y que tu evento sea todo un éxito.
- Extremar las precauciónes. Las condiciones de higiene de los locales es fundamental. Puedes incluir recomendaciones como que los asistentes eviten saludarse estrechándose las manos (o que se limiten a sonreír y saludarse con gestos), que permanezcan en casa si no se encuentran bien y que se laven las manos con frecuencia (durante al menos 20 segundos). Aprovecha también para incentivarlos a que usen desinfectante de manos a menudo. Exige el uso de mascarillas a todos los empleados. Las mascarillas son particularmente importantes en los momentos en los que se dificulta el distanciamiento físico (por ejemplo, al movilizarse entre multitudes o entre el público). Proporciona a todo el personal una correcta formación.
- Revisar las dinámicas. En muchas ocasiones, en los eventos corporativos se utilizaban dinámicas de trabajo para romper el hielo que ahora resultan desaconsejadas. Cuanto mayor sea el distanciamiento social, mejor.
- Rechazar aglomeraciones. Busca locales adecuados al número de personas que vas a reunir, de tal forma que se pueda mantener la distancia de seguridad para evitar contagios, tanto de Coronavirus como de otros posibles virus.
En Fosbury Café hemos adoptado todas las medidas necesarias para cumplir con las normativas sanitarias de prevención e higiene, con el fin de garantizar la seguridad de todos nuestros clientes y empleados. Además, la amplia superficie de Fosbury Café y su gran mayoría de espacios al aire libre, hacen más fácil el distanciamiento social y más improbable el riesgo de contagio entre los asistentes a un evento.