10 errores que debes evitar al organizar un evento

Al organizar un evento hay que tener bajo control numerosos aspectos. Es por ello que existen muchas probabilidades de cometer errores el día de la celebración. ¿Cómo podemos evitarlos? Conociendo cuáles son los fallos más comunes en la organización de un evento, analizándolos y anticipándonos para evitar que se produzcan.

Los eventos corporativos son una pieza clave para fortalecer la imagen de empresa y conseguir que cada miembro del equipo se sienta identificado con su compañía. Sin embargo, a la hora de focalizarnos en la organización de eventos, podemos comprobar que hasta las empresas más prestigiosas cometen errores básicos que imposibilitan el completo éxito del evento. Una base de datos incompleta, una mala gestión de las redes sociales o un público objetivo no identificado exhaustivamente pueden ser razones para llevar al fracaso a cualquier evento. Descubre con nosotros cuáles son los errores más comunes y consigue que tu empresa triunfe con una celebración inolvidable.

1) No definir el público objetivo

El éxito de todo evento depende de la satisfacción final de sus asistentes. Si no defines a tu público, no sabrás cómo adaptar tus canales de difusión, localizaciones, actividades… Ya sea para empleados, proveedores o clientes, tienes que adaptar tu evento en función de tu target, ya que cada segmento tiene sus particularidades y necesidades. Por lo tanto, tu manera de comunicarte con él y ofrecerle tus servicios variará drásticamente.

Además, debes tener en cuenta el número de personas que asisten al evento tan pronto como sea posible. La cantidad de asistentes definirá varios factores como el lugar o el volumen de actividades que puedas preparar. En Fosbury Cafe contamos con espacios configurables y bien diferenciados que se adaptarán perfectamente al tipo de evento y a la cantidad de invitados que vayan a asistir. Como ejemplo, nuestro salón principal de 240 m2 tiene una capacidad de hasta 200 comensales, con un ventanal de 17m que ofrece unas vistas espectaculares al mar. Si por el contrario buscas una celebración más íntima, puedes encontrar más atractiva la opción de un delicioso cóctel en nuestra terraza, con una decoración exquisita y maravillosos atardeceres.

2) No establecer metas

Al organizar un evento debes perseguir un objetivo para poder medir su éxito. Según el portal Euroforum, especializado en la gestión de eventos, esta meta debe definirse a través de la fórmula SMART, es decir:

• Específico.
• Medible.
• Alcanzable.
• Relevante.
• Delimitado en el tiempo. 

Si no tienes clara la meta que debes alcanzar, es muy fácil que comiences a dar pasos en falso. Si sabes cuál es tu objetivo desde un principio, cada una de las acciones que realices irán enfocadas a la victoria. En caso de que no tengas muy claro cómo colocar los primeros cimientos de tu evento, te dejamos una pequeña guía con consejos para ello.

3) Falta de planificación

Dejar todo para el último momento puede ser fatal, debes anticiparte en cada detalle y evitar ciertos problemas con mayor previsión y con más herramientas para hacerles frente. Un problema típico sería no elegir bien la fecha. Lo ideal es tener en cuenta festividades, periodos vacacionales u otros eventos de cualquier tipo. Según el portal Venusplace, especializado en gestión de eventos, “el día de la semana también puede influir en la mayor o menor asistencia al evento. Los lunes son el peor día, porque lo habitual es que se reserven para planificar y organizar la semana. Los miércoles, jueves y viernes se consideran los mejores días porque no rompen la rutina de trabajo”. Organizar un evento, encontrando la fecha adecuada y cumpliendo las expectativas de sus participantes, te conducirá a una larga lista de beneficios, tanto a nivel productivo como a nivel de imagen. Si quieres profundizar en algunas de las ventajas que te aportará la celebración de eventos, te dejamos este interesante artículo donde las analizamos una a una.

4) No definir una estrategia de comunicación y difusión

Lo recomendable es definir una estrategia que abarque el antes, durante y post evento. De este modo, evitarás encontrarte con la desagradable sorpresa de que la asistencia no ha sido la esperada. No olvides optar por la redacción de una nota de prensa en el caso de que desees que los medios de comunicación se hagan eco de tu celebración.

5) No pensar en el catering

No hay que dar por sentado que todo el mundo puede comer lo mismo. Es preciso considerar la existencia de posibles intolerancias, alergias o personas veganas. En respuesta, debes ofrecer variedad y menús adaptados a cualquier persona. No obstante, además de tener este aspecto controlado, debes ser capaz de ofrecer a tus invitados un producto de calidad. Así lograrás un evento 10 que tus clientes no podrán olvidar. Desde Fosbury Café ofrecemos una gastronomía de calidad, con productos de proximidad seleccionados por un equipo de profesionales con contrastada experiencia en el sector. 

6) No escoger el lugar adecuado

Debes tener en cuenta las posibles necesidades del público y, en consecuencia, la logística necesaria del lugar. Aunque te encante un lugar para celebrar tu evento, recuerda que hay otros detalles muy importantes como la proximidad de la zona y su acceso. Fosbury Café se encuentra a tan solo 15 minutos de Barcelona y en primera línea de mar. Una ubicación privilegiada donde podrás sentir a un paso la brisa del mar y la arena de la orilla, y ofrecer a tus invitados un oasis de desconexión.

7) Improvisar al organizar un evento

Esto puede dar lugar a gestionar incorrectamente los tiempos, no controlar las prestaciones de los espacios o no tener un plan B en caso de una mala acogida de tu idea inicial. Si no cuentas con la experiencia necesaria en organización de eventos, debes saber que nuestro equipo de profesionales te asesorará para garantizar que tus invitados disfruten de una experiencia exclusiva, especial y diferente. En Fosbury Cafe podemos orientarte en la personalización de espacios, decoración, transporte, animación y todo lo que puedas necesitar. 

8) No innovar y repetir lo que ya han hecho otros

Repetir la fórmula de otras compañías sin aportar nada nuevo, es un grave error. No aportarás ningún valor añadido que te diferencie de la competencia. Si necesitas ideas para inspirarte, no dudes en leer este artículo en el que te mostramos las tendencias más novedosas en organización de eventos.

9) Mal trabajo en equipo. 

En un evento hay muchos aspectos a coordinar simultáneamente. En consecuencia, el equipo de organización debe estar perfectamente sincronizado. La buena comunicación es fundamental. Hay eventos donde el staff no ha sido informado de prácticamente nada y se encuentra en la incómoda situación de no saber contestar a informaciones simples del acto. Nuestros profesionales se encuentran en constante formación y son para nosotros el recurso más importante para lograr el máximo grado de satisfacción de nuestros clientes.

10) No hacer un análisis post evento.

Tu evento no termina cuando se cierran las puertas, todavía te quedan unos días de análisis. Es esencial comprobar si has alcanzado los objetivos marcados al inicio y elaborar un informe detallado con los puntos de mejora para tenerlos en cuenta en próximos eventos. También puedes dedicar recursos a agradecer y conocer el grado de satisfacción de los asistentes al evento a través de comunicaciones directas con ellos. 

En resumen, la organización de un evento es un trabajo desafiante y se ha de tener una buena planificación, así como una rápida capacidad de respuesta para encontrar las soluciones oportunas a los imprevistos. La próxima vez que tengas que organizar un evento, ten en cuenta todos estos pasos y tendrás el éxito asegurado.