La comunicación es una herramienta necesaria en cualquier relación entre humanos, y en todos los ámbitos, es cada vez más y más importante.
La organización de eventos se erige como una herramienta de comunicación y marketing muy utilizada por las empresas, ya que, utilizada de forma estratégica, esta herramienta –integrada en la disciplina de las relaciones públicas– contribuye a generar una imagen positiva de la organización, de sus servicios y productos en la mente de sus stakeholders.
Es decir, mediante la organización de eventos las empresas logran transmitir una serie de mensajes alineados con su identidad y conectar de forma directa con su público, además de proyectar su imagen de marca y diferenciarla de sus competidores a través de la generación de valor añadido y diferencial.
Detrás de un evento existe un extenso timing que recoge el arduo proceso de diseño, planificación y producción por parte del equipo humano que abarca una organización 360º: desde la realización de presupuestos hasta la tramitación de permisos, la coordinación logística, los servicios gastronómicos o la selección e invitación de los asistentes.
En los eventos juega un papel muy importante cuidar las herramientas de comunicación externa e interna utilizadas, tanto previa, durante, como posteriormente al evento.
La comunicación previa al evento
Ningún evento podría llevarse a cabo sin una estrategia de comunicación previa al mismo. Además de ser un elemento fundamental para dar a conocer el evento, también es necesario para controlar su organización interna.
Las acciones de comunicación para dar a conocer los eventos se pueden realizar a través de diferentes medios. Algunos de los más empleados a nivel online son los siguientes:
- Social media: Las redes sociales son, actualmente, uno de los métodos más efectivos para difundir cualquier noticia. A través de la creación de un evento, la difusión por medio de influencers, la emisión de sorteos, hashtags que perduran durante todo el evento, etc. Además, no existe red social que no sea efectiva para ello, todo dependerá del sector en el que se mueva el evento. En este sentido, la capacidad socializadora de las redes sociales permite la participación e interacción de un amplio número de personas en el evento desde cualquier lugar geográfico, permitiendo la prolongación del impacto del evento.
- Publicidad online. Google Adwords o banners en páginas web. Ambas opciones son una buena opción para publicitar el evento.
La comunicación durante el evento.
Tanto la comunicación del propio evento, como la comunicación interna deben ser efectivas para organizar el evento perfecto. Para marcar la diferencia y conseguir generar una experiencia única, que logre comunicar los valores de la marca, es importante crear un vínculo con el público y lograr que interactúe durante las distintas fases .nto
- Comunicar por redes sociales. La comunicación por redes sociales nunca termina. Debe haber una persona encargada de publicar continuamente todo lo que ocurre en el evento, publicar fotos, vídeos, hacer streaming, etc. Todo esto sin olvidarse de escribir el hashtag del evento.
- La identidad visual del evento in situ. La organización de todos los objetos, stands, colores, carteles, tipografía, speaker, música, etc. Todo comunica y todo es importante cuidarlo. Una comunicación efectiva en el lugar del evento, que llame al usuario o que haga que se sienta augusto, generará más interés por parte de los participantes, provocará que, si el evento se vuelve a realizar, ellos repitan. De la misma manera, se traducirá en una mejor imagen posterior al evento.
- La comunicación interna de la organización. Una buena gestión y optimización de la comunicación interna permitirá que cualquier incidente, cambio, noticia o aviso que se quiera dar entre los empleados se realice rápidamente y de manera efectiva.
La comunicación después del evento.
Aunque el conjunto de las estrategias depende de la magnitud del evento, se recomienda no abandonar la comunicación posteriormente al evento.
A través de la web del evento pueden difundirse reviews, resúmenes o noticias del acontecimiento, y también es posible facilitarles a los medios de comunicación noticias o datos destacados junto a imágenes, para su posible difusión en medios que permitan llegar a más audiencia.
También es fundamental medir la repercusión de nuestro evento, evaluando el impacto del hashtag, analizando el feedback recibido por parte de los asistentes y online el número de publicaciones y comentarios…
En resumen, solo un trabajo en equipo y bien planificado permitirá organizar un buen evento que sirva para comunicar los valores de la empresa.