Preparar un evento necesita tiempo y mucho rigor, ya que hablamos de tener controlados una gran cantidad de detalles y eso suma mucha presión.
El tiempo de antelación con el que hay que organizarlo dependerá en gran medida del tipo de evento y factores como: el número de asistentes, los medios disponibles, el presupuesto y las diferentes posibilidades en la difusión del mismo.
Y es que la antelación podría variar desde 1-2 años, a solo 15 días, ya que cada evento es diferente. Sin embargo, la pandemia del coronavirus ha trastocado totalmente el sector de los eventos, y la situación obliga a que se disponga de más tiempo para preparar la estrategia de marketing de cara a los eventos que vas a celebrar en el futuro.
Te indicamos a continuación los pasos a seguir para preparar tu evento con varios meses de antelación:
1. Empieza a preparar tu estrategia de marketing.
La planificación del evento es fundamental: Elabora una lista determinando los objetivos del evento, unas estrategias que nos marquen la ruta de cómo hacerlo, un plan de acción detallado, y una visión de los resultados finales que esperamos.
Tener una estrategia de marketing clara es importantísimo para dar a conocer tu evento. Básicamente, debes asegurarte de que el público se entere de qué estás organizando y cuándo va a tener lugar. Si todo va bien, al oír hablar de tu evento, tus clientes potenciales seguirán avanzando a lo largo del proceso y conociendo mejor tu marca.
2. Crea una página para la fase previa del evento.
Una de las mejores maneras de promocionar tu evento profesional para generar interés en tu audiencia es crear una página web para anunciar tu evento. Una de las cosas que hay que tener presente a la hora de crear una página web es la experiencia del usuario, debe ser memorable para aumentar la probabilidad de que sientan interés por asistir. Tener una página también te ayudará a ganar visibilidad y prestigio en Google, algo muy importante para la optimización SEO.
También puede resultar muy interesante crear una app para el evento. La app permite explotar al máximo las posibilidades de que todos los asistentes lleven un móvil encima. Resulta ideal para transmitir información de última hora, interactuar con usuarios, o utilizarla como sistema de acreditación para acceder al recinto.
3. Escribe un post en tu blog
Explícale a todo el mundo por qué organizas el evento publicando una entrada de blog en la que expliques tus motivaciones. Asegúrate de actualizar el blog con regularidad para crear una relación con tu público, demostrar iniciativa y compartir información o noticias interesantes sobre el evento.
4. Apóyate en las redes sociales
Podemos estar en todas las redes sociales, pero no es necesario. Debemos focalizarnos en las que nos resulten más útiles. Las siguientes acciones son una buena guía de lo que podemos hacer en las Redes Sociales:
- Crear un evento en Facebook.
- Generar branding y comunidad a través de instagram.
- Transferir contenidos e interactuar con nuestros clientes a través de Linkedin
- Escoger y comunicar un hashtag único en twitter.
- Ofrecer contenidos sencillos de compartir.
- Utilizar fotos y vídeos como elemento de comunicación principal.
- Una vez finalizado, compartir los hitos destacados.
Las acciones que debemos llevar diariamente son: Calidad de contenidos, regularidad en la publicación, interacción con los usuarios, estrategia de crecimiento de seguidores….
5. Ponte en contacto con posibles socios.
Tus socios y colaboradores van a desempeñar un papel fundamental para garantizar que el evento sea todo un éxito. Contacta con ellos lo antes posible para que te ayuden a promocionarlo desde sus propias plataformas.
6. Saca el máximo partido a la promoción de pago.
Optimizar las campañas de Google Ads es fundamental para que éstas tengan el mayor resultado posible y obtener el mejor retorno de inversión (ROI) posible. Si pagas para anunciarte en Google Ads y redes sociales, podrás captar al público potencial al que no hayas llegado aún.
Es clave que los usuarios de Google al darle clic a tu resultado tengan una experiencia amena y se sientan atraídos por lo que ven. Si deciden irse enseguida porque el contenido es superficial o irrelevante, Google lo detectará y penalizará la página con una posición inferior dentro de la zona orgánica o gratuita de los resultados.
7. Utiliza el correo electrónico.
Según un estudio de Hubspot realizado recientemente, el 40% de los comerciantes afirman que la mejor manera de promocionar un evento es mediante emails.
El canal de comunicación por email está más vivo que nunca. Abrimos todos aquellos contenidos que de verdad nos interesan, y conseguir esta relación de confianza con nuestro usuario es una herramienta potentísima de comunicación permanente.
Resultará muy útil para dirigirte a los asistentes potenciales y a todas aquellas personas que hayan pre-escrito en la página de tu evento. También para facilitar información crítica, tramitar las inscripciones o tener un feedback de calidad de nuestros seguidores.
Los filtros de usuarios nos permitirán gestionar diferentes estrategias, ya sean de captación de nuevos clientes o de fidelización. En función de las feedback que vayamos recibiendo podemos establecer sistemas automáticos de respuesta para cada usuario y para cada objetivo.
Esperamos que con estas recomendaciiones os sea más fácil organizar un evento con varios meses de antelación, dadas las circunstancias actuales.